1. Oprogramowanie Microsoft OfficeJak współpracować w SharePoint z Office 365

Peter Weverka

SharePoint to internetowa platforma współpracy zespołu Microsoft. Firmy używają SharePoint Online do przechowywania dokumentów, zarządzania projektami i zezwalania współpracownikom na współpracę.

SharePoint Online niekoniecznie jest wszechobecny (obecny lub wszędzie obecny), ale tak właśnie jest. Witryny SharePoint Online są zaprojektowane tak, aby były dostępne z dowolnego miejsca - z komputera stacjonarnego, laptopa, tabletu lub smartfona. Bez względu na urządzenie, którego używasz, zawartość powinna być dostępna i przyjazna dla użytkownika.

W tym artykule wprowadzono SharePoint Online, opisano sposób poruszania się po witrynie zespołu, przesyłania i pracy z plikami w bibliotekach dokumentów, udostępniania plików współpracownikom, synchronizowania plików i aktualizowania profilu Office 365.

Przedstawiamy strony zespołu

Witryna zespołu SharePoint to wspólny obszar roboczy, w którym koledzy mogą pracować nad tymi samymi plikami, śledzić projekty i współpracować ze sobą.

Na rysunku pokazano typową witrynę zespołu SharePoint Online w oknie Office 365. Witryny te mogą wyglądać inaczej w zależności od konfiguracji administratorów witryn, ale mają te same narzędzia wspólne. Witryna zespołu zapewnia środki do otwierania aplikacji Office 365, przesyłania i pobierania plików oraz współpracy ze współpracownikami. Strony te wyjaśniają, jak zalogować się na stronie zespołu i znaleźć drogę na ekranie.

Witryna zespołu SharePoint Online

Logowanie do witryny zespołu

Potrzebujesz hasła i adresu sieciowego, aby zalogować się na stronie zespołu SharePoint. Te elementy prawdopodobnie otrzymasz od administratora przyjaznego systemu sąsiedztwa. Wykonaj następujące kroki, aby zalogować się do witryny zespołu SharePoint:

  1.  Otwórz przeglądarkę internetową i przejdź do witryny zespołu swojej organizacji. Wygląd adresu internetowego witryny zespołu zależy od tego, czy Twoja firma używa własnej nazwy domeny (np. Company.com), czy domyślnego formatu nazewnictwa Office 365 (który wygląda jak Twojafirma.sharepoint.com).  Jeśli zostanie wyświetlony monit o podanie poświadczeń, wprowadź nazwę użytkownika, hasło i kliknij przycisk OK. To, co stanie się potem, zależy od tego, jak wygląda Twoje lokalne (lokalne) środowisko i jak administrator skonfigurował SharePoint. Możesz wylądować na stronie zespołu bez konieczności podawania nazwy użytkownika i hasła.

Znalezienie sposobu na obejrzenie witryny zespołu SharePoint Online

Podczas zwiedzania typowej witryny zespołu Sharepoint zapoznaj się z powyższym rysunkiem:

  • Program uruchamiający: do uruchamiania aplikacji sieci Web Office 365. Ze względu na swój wygląd jest czasem nazywany menu gofrów. Powiadomienia: do otrzymywania powiadomień administracyjnych i zdefiniowanych przez użytkownika. Ustawienia: do zmiany ustawień użytkownika. Dostępne opcje zależą od poziomu uprawnień. Menu użytkownika: do logowania, wylogowywania i przeglądania swojego profilu. Wyszukiwanie w witrynie: wyszukiwanie zawartości w witrynie. Okienko nawigacji: Aby uzyskać dostęp do popularnych treści w witrynie zespołu. Zwykle administrator witryny określa, co pojawia się w okienku nawigacji. Listy: Do sporządzania list zadań, które należy wykonać, w tym elementów projektu i elementów „do zrobienia” ogólnego przeznaczenia. SharePoint oferuje gotowe szablony dla różnych rodzajów list, z których wiele pozwala przypisać elementy listy do określonych użytkowników SharePoint. Biblioteki dokumentów: Do przechowywania plików, które Ty i inni członkowie zespołu możecie otwierać i nad nimi pracować.

Witryna SharePoint to witryna jak każda inna. Możesz tworzyć zakładki w przeglądarce do często odwiedzanych miejsc w SharePoint.

Jak pracować z bibliotekami dokumentów

Biblioteka dokumentów jest podstawowym repozytorium danych w witrynie SharePoint. Nie daj się zwieść słowu „dokument”. Możesz przechowywać dowolny typ pliku w bibliotece dokumentów.

Użyj biblioteki dokumentów do przechowywania plików w celu współpracy. Strony te wyjaśniają, jak otwierać pliki w bibliotece dokumentów, przesyłać pliki, współedytować pliki i udostępniać pliki.

Otwieranie pliku w bibliotece dokumentów

Wykonaj następujące kroki, aby zlokalizować i otworzyć plik:

  1.  Użyj paska nawigacji, aby znaleźć i wybrać plik, który chcesz otworzyć. Administrator mógł umieścić skrót do biblioteki dokumentów na stronie głównej witryny zespołu lub w innym miejscu witryny.  Kliknij przycisk Otwórz (trzy kropki) obok nazwy pliku, który chcesz otworzyć. Pojawi się wyskakujące okno, jak pokazano. Wyświetla podgląd pliku, dzięki czemu możesz upewnić się, że otworzyłeś właściwy.  Kliknij przycisk Więcej działań (ponownie trzy kropki). Rysunek pokazuje, gdzie znajduje się przycisk Więcej działań. Zostanie wyświetlone wyskakujące menu ze wszystkimi możliwymi działaniami, które można wykonać z plikiem, jak pokazano.  Otwórz plik. Możesz otworzyć plik w aplikacji biurowej pakietu Office lub aplikacji sieci Web pakietu Office:
  • Aplikacja komputerowa Office: wybierz pierwszą opcję z menu podręcznego. Na przykład, jeśli masz do czynienia z dokumentem Word, wybierz Otwórz w programie Word. Plik jest pobierany na komputer, abyś mógł nad nim pracować. Zmiany wprowadzone w pliku na komputerze są automatycznie przesyłane do kopii przechowywanej w programie SharePoint. Office Web App: Wybierz drugą opcję z wyskakującego menu, opcję ze słowem online w nazwie. Zostanie otwarta aplikacja sieci Web, umożliwiająca edycję pliku.
Biblioteka dokumentów SharePoint

Oto skrót: Aby otworzyć plik w aplikacji Office Web App, po prostu kliknij jego nazwę w bibliotece dokumentów.

Jak pracować ze współpracownikami przy tym samym pliku

Czasami, gdy próbujesz otworzyć plik, nie możesz tego zrobić, ponieważ ktoś był tam pierwszy. Administratorzy decydują, czy więcej niż jedna osoba może edytować plik w tym samym czasie.

Jeśli plik zezwala na więcej niż jeden edytor, wykonaj następujące kroki, aby otworzyć plik, który jest obecnie edytowany i wnieść własny wkład:

  1.  Otwórz plik w bibliotece dokumentów. Poprzedni temat w tym rozdziale wyjaśnia, jak otworzyć plik. Poniższy rysunek pokazuje plik Word otwarty w aplikacji Word Web App.  Poszukaj wskazówek, że plik jest obecnie edytowany przez współpracownika. Jak pokazano, aplikacja Word Web App podaje nazwę (lub nazwy) innych osób pracujących nad plikiem. Jeśli przyjrzysz się uważnie, zobaczysz także położenie kursora innych edytorów. SharePoint jest w porządku, pozwalając wielu osobom współpracować przy tym samym pliku.  Wprowadź zmiany redakcyjne w pliku.  Po zakończeniu edycji kliknij przycisk Wstecz w przeglądarce internetowej lub program uruchamiający aplikację Office 365, aby powrócić do witryny zespołu. Nie martw się o zapisanie zmian w pliku. Office 365 automatycznie zapisuje zmiany.
Współedycja w SharePoint Online

Jak przesyłać pliki do biblioteki dokumentów

Wykonaj następujące kroki, aby przesłać plik ze swojego komputera do biblioteki dokumentów SharePoint Online:

  1.  W SharePoint przejdź do biblioteki dokumentów, do której chcesz załadować plik.  Kliknij Prześlij. Jak pokazano na poniższym rysunku, pojawi się okno dialogowe Dodaj dokument. Jeśli nie widzisz przycisku Prześlij w bibliotece dokumentów, porozmawiaj z administratorem. Możesz nie mieć uprawnień do przesyłania plików.  W oknie dialogowym Dodaj dokument kliknij przycisk Wybierz pliki.  W oknie dialogowym Otwórz wybierz plik, który chcesz przesłać, i kliknij Otwórz. Możesz przesłać więcej niż jeden plik, wybierając więcej niż jeden w oknie dialogowym Otwórz.  W razie potrzeby w oknie dialogowym Dodaj dokument wprowadź komentarze do wersji. Program SharePoint można skonfigurować do przechowywania wielu wersji tego samego dokumentu. Administrator może wymagać wprowadzenia komentarzy w celu opisania przesłanego pliku.  Kliknij OK. Na tym etapie sprawdź, czy przesłany plik pojawia się w bibliotece dokumentów.
przesyłanie do biblioteki dokumentów

Aby przesłać pliki, możesz przeciągnąć jeden lub więcej plików z okna Eksploratora plików na komputerze i upuścić je w bibliotece dokumentów. Jak wygodnie!

Jak udostępniać pliki współpracownikom

W terminologii SharePoint udostępnianie oznacza uświadomienie współpracownikom pliku, który można edytować. Po udostępnieniu pliku możesz powiadomić współpracowników e-mailem, że plik został udostępniony. Czasami administratorzy nie pozwalają komuś udostępnić pliku, ale jeśli możesz udostępnić pliki, wykonaj następujące kroki, aby udostępnić plik współpracownikowi:

  1.  Znajdź plik, który chcesz udostępnić, i kliknij przycisk Otwórz. Znajdź trzy kropki obok nazwy pliku, aby znaleźć przycisk Otwórz. Zostanie wyświetlone okno podręczne.  Kliknij Udostępnij na dole wyskakującego okienka. Zobaczysz okno dialogowe Udostępnij, jak pokazano. współpraca z biurem Zaproszenie współpracownika do współpracy nad plikiem.  Wprowadź nazwisko osoby, której chcesz udostępnić plik. SharePoint otwiera listę rozwijaną, gdy tylko zaczniesz pisać. Możesz wybrać nazwę z listy.  Wpisz opisową wiadomość. Możesz wyjaśnić, czym jest plik i dlaczego chcesz go udostępnić.  Zaznacz lub odznacz opcję Wymagaj logowania. Usuń zaznaczenie opcji Wymagaj logowania, jeśli chcesz udostępnić plik osobom spoza organizacji. Do zwykłego użytku biznesowego wybierz tę opcję, aby upewnić się, że tylko członkowie witryny zespołu mogą wyświetlać plik.  Wybierz opcję Wyślij zaproszenie e-mailem.  Kliknij przycisk Udostępnij.

Poniższy rysunek pokazuje, jak wygląda wiadomość udostępniania dla osoby, która ją otrzymuje. Odbiorca może kliknąć przycisk Otwórz, aby otworzyć plik i rozpocząć pracę nad nim.

Zaproszenie do udostępnienia pliku.

Jak przeglądać pliki offline

Czasami komputer nie może uzyskać dostępu do portalu SharePoint Online. Na przykład wyobraź sobie, że jesteś w samolocie i musisz zaktualizować niektóre pliki robocze, ale nie masz połączenia z SharePoint. Aby rozwiązać ten problem dostępu do dokumentów offline, Office 365 daje nam możliwość synchronizacji plików. Synchronizacja umożliwia dostęp do plików opartych na SharePoint na twoim komputerze lokalnym i nie musisz martwić się o połączenie z Internetem. Po ponownym połączeniu z Internetem (po wylądowaniu samolotu) OneDrive synchronizuje pliki ze swoimi odpowiednikami online.

Ważne jest, aby zrozumieć, że OneDrive synchronizuje dwie kopie każdego pliku, jedną kopię przechowywaną w bibliotece dokumentów SharePoint Online, a drugą kopię lokalnie na komputerze.

Wykonaj następujące kroki, aby zsynchronizować pliki SharePoint z plikami o tej samej nazwie w OneDrive:

  1.  W SharePoint zlokalizuj bibliotekę dokumentów, którą chcesz zsynchronizować z komputerem. Nie musisz synchronizować każdej biblioteki dokumentów witryny zespołu. Synchronizuj tylko pliki, do których chcesz mieć dostęp w trybie offline.  W menu biblioteki dokumentów kliknij Synchronizuj. Poniższy rysunek pokazuje, gdzie znajduje się przycisk Synchronizuj. Wyskakujące powiadomienie informuje, że SharePoint pobiera zawartość biblioteki dokumentów i synchronizuje ją z klientem OneDrive dla Firm.  W obszarze powiadomień paska zadań systemu Windows 10 kliknij ikonę OneDrive. Jak pokazano, ta ikona wygląda jak chmura. Pojawi się lista ostatnio zsynchronizowanych plików, w tym przypadku plików z biblioteki dokumentów.  W oknie OneDrive kliknij Otwórz folder, aby wyświetlić kopie plików lokalnych. Od teraz możesz pracować nad tymi plikami lokalnie lub bezpośrednio z SharePoint. OneDrive automatycznie synchronizuje wszystkie zmiany.

Zagłębiając się w Office 365

Office 365 oferuje ekran Delve, aby zaktualizować profil i lepiej komunikować się z członkami zespołu. W zależności od wielkości organizacji upewnienie się, że profil usługi Office 365 jest aktualny, może być niezwykle pomocne. Współpracownicy mogą spojrzeć na Twój profil Office 365, aby sprawdzić, czy jesteś odpowiedni do projektu. Mogą spojrzeć na Twój profil, aby dowiedzieć się, jak Cię znaleźć. Ekran Delve przypomina portal społecznościowy, ponieważ oferuje wygodny sposób komunikowania się z zespołem.

Wykonaj następujące kroki, aby zagłębić się w Office 365:

  1.  W SharePoint Online otwórz menu Użytkownik i kliknij Mój profil. Menu użytkownika znajduje się w prawym górnym rogu ekranu Office 365. Zostanie otwarty ekran Delve, jak pokazano.  Użyj elementów sterujących na ekranie Delve, aby zaktualizować swój profil i komunikować się ze współpracownikami. Możesz dostosować ten ekran, aby był bardziej reprezentatywny dla współpracowników.  Kliknij przycisk Aktualizuj profil po zakończeniu wprowadzania zmian.