1. Oprogramowanie Oprogramowanie biznesowe Szybkie książki Jak zainstalować QuickBooks 2020 w 10 łatwych krokach

Autor: Stephen L. Nelson

Jeśli jeszcze nie zainstalowałeś QuickBooks 2020, załatw sprawę już teraz i wykonaj dziesięć prostych kroków:

 1. Włącz komputer.

Znajdź i włącz przełącznik zasilania komputera. W zależności od używanej wersji systemu Windows (Windows 7, 8 lub 10) ekran może wyglądać nieco inaczej niż na poniższych rysunkach. Nawiasem mówiąc, używam systemu Windows 10. (Nie to, że cię to obchodzi lub to ma znaczenie.)

Jeśli instalujesz QuickBooks na komputerze z profesjonalną lub biznesową wersją systemu Windows, może być konieczne zalogowanie się jako administrator lub użytkownik z uprawnieniami administratora. W biznesowych wersjach systemów operacyjnych Windows funkcje zabezpieczeń systemu Windows wymagają od administratora zainstalowania programu QuickBooks.

 2. Pobierz oprogramowanie QuickBooks, a następnie kliknij Dalej.

Prawdopodobnie kupiłeś QuickBooks bezpośrednio ze strony Intuit. Jeśli tak, po pobraniu oprogramowania system Windows wyświetli monit o uruchomienie kreatora InstallShield (inny program), który uruchamia program instalacyjny QuickBooks. W końcu system Windows wyświetli małe okno komunikatu z informacją Witamy na pulpicie QuickBooks.

Alternatywnie, możesz kupić program QuickBooks gdzieś, na przykład w sklepie z artykułami biurowymi. W takim przypadku musisz zgrać pakiet QuickBooks i wyjąć płytę CD (która wygląda dokładnie tak, jak te odtwarzające muzykę). Następnie włóż dysk CD do napędu CD-ROM. System Windows rozpoznaje, że włożono dysk CD QuickBooks, w końcu uruchamia program instalacyjny QuickBooks i wyświetla małe okno komunikatu z informacją Witamy w QuickBooks Desktop.

Kliknij przycisk Dalej w oknie komunikatu, aby naprawdę zacząć. (Może być konieczne ponowne kliknięcie przycisku Dalej).

 3. Wskaż, że akceptujesz umowę licencyjną QuickBooks, a następnie kliknij Dalej.

Po uruchomieniu programu instalacyjnego QuickBooks, QuickBooks pyta, czy zgadzasz się grać zgodnie z jego zasadami, jak szczegółowo opisano w umowie licencyjnej wyświetlanej na ekranie. Zakładając, że tak - i musisz wyrazić zgodę na instalację oprogramowania - zaznacz pole wyboru Akceptuję warunki umowy licencyjnej (ale tylko dlatego, że nie mam innego wyboru), a następnie kliknij przycisk Dalej.

 4. Podaj numer licencji i produktu, a następnie kliknij przycisk Dalej.

Kiedy pojawi się okno Licencja i numery produktów, wprowadź te dwa fragmenty informacji licencyjnych (powinny być wydrukowane na żółtej naklejce z tyłu rękawa CD lub wyświetlane w oknie potwierdzenia zakupu, jeśli pobrałeś oprogramowanie), a następnie kliknij Dalej.

 5. Opisz planowane udostępnianie sieci.

Gdy pojawi się okno Opcje niestandardowe i sieciowe, określ, czy udostępnisz plik danych QuickBooks przez sieć. Większość małych firm nie. Jeśli Twoja firma znajduje się w takiej sytuacji, gdy zostaniesz o to zapytany, po prostu zaznacz, że będziesz używać QuickBooks tylko na komputerze, na którym instalujesz oprogramowanie.

Możesz jednak mieć kilka innych opcji, w zależności od zainstalowanej wersji QuickBooks. Możesz zainstalować QuickBooks na komputerze i udostępnić dane QuickBooks innym komputerom w sieci, lub możesz pominąć instalację oprogramowania QuickBooks, ale zapisać plik danych QuickBooks na komputerze.

Okno Opcje niestandardowe i sieciowe

 6. Wybierz lokalizację instalacji, a następnie kliknij przycisk Dalej.

Kiedy pojawi się okno Uaktualnij lub zmień lokalizację instalacji, kliknij przycisk Dalej, aby użyć domyślnej lokalizacji instalacji Intuit. (Domyślna lokalizacja instalacji jest odpowiednia dla 999 z 1000 użytkowników).

Nie musisz wybierać sugerowanej lokalizacji instalacji. Zamiast tego możesz wybrać, aby program QuickBooks i pliki danych były przechowywane w innej lokalizacji. Nie mówię tutaj o tej opcji, ponieważ większość ludzi nie chce (i nie powinna) tego dostosowywania. Co więcej, jeśli jesteś osobą, która może bezpiecznie dostosować ustawienia lokalizacji instalacji QuickBooks, nie potrzebujesz mojej pomocy, aby dowiedzieć się, jak ta zmiana działa.

Uaktualnij lub zmień okno lokalizacji instalacji

 7. Rozpocznij instalację, klikając Instaluj.

Program instalacyjny w końcu poinformuje Cię, że jest gotowy do rozpoczęcia, jak tylko klikniesz Zainstaluj. Kliknij Zainstaluj. Program rozpocznie instalację QuickBooks Desktop.

Podczas działania programu instalacyjnego mały pasek pokazuje postęp.

Jeśli chcesz w dowolnym momencie anulować instalację, po prostu kliknij Anuluj. QuickBooks ostrzega, że ​​konfiguracja jest niekompletna. W porządku; następnym razem rozpocznij konfigurację od zera.

 8. Poświęć kilka minut na kontemplację sensu życia lub napij się wody.

 9. Po zakończeniu instalacji programu kliknij Otwórz QuickBooks.

Gratulacje. Zakończyłeś instalację. Masz nowy element w menu Programy i prawdopodobnie nowe skróty na pulpicie.

 10. Aktywuj QuickBooks.

Przy pierwszym otwarciu QuickBooks program wyświetla monit o aktywację QuickBooks. Zasadniczo aktywacja oznacza mówienie QuickBooks, kim jesteś. Jeśli QuickBooks może odgadnąć twoją tożsamość, korzystając ze starych informacji rejestracyjnych produktu, które znajdzie na twoim komputerze, po prostu prosi o potwierdzenie poprawności zgadywania. W przeciwnym razie musisz przeskoczyć niektóre obręcze i podać dodatkowe informacje identyfikujące.

Prawdopodobnie będziesz chciał zarejestrować QuickBooks, zanim zaczniesz z niego korzystać.

Jeśli pracujesz w sieci i chcesz udostępnić plik QuickBooks przechowywany na jednym komputerze innemu komputerowi w sieci, musisz zainstalować QuickBooks na wszystkich innych komputerach, których chcesz używać do pracy z tym plikiem. Uwaga: Potrzebujesz osobnej kopii QuickBooks (na przykład z wersji pięciopakowej) dla każdego komputera, na którym chcesz zainstalować QuickBooks.

Nawiasem mówiąc, uruchamianie QuickBooks w sieci z wieloma użytkownikami QuickBooks nie jest super-trudne ani strasznie skomplikowane. QuickBooks zajmuje się trudnymi sprawami. Jeśli masz więcej niż jedną osobę korzystającą z QuickBooks, musisz to sobie (i twojej firmie) założyć sieć, a następnie kupić i zainstalować wiele kopii QuickBooks.

  1. Oprogramowanie Oprogramowanie biznesowe Szybkie książki Jak śledzić przebieg pojazdu w QuickBooks 2020

Autor: Stephen L. Nelson

QuickBooks zapewnia narzędzie do monitorowania przebiegu pojazdu służbowego, którego można używać do śledzenia i liczenia przebiegu biznesowego. Jak już zapewne wiesz, musisz znać zarówno swoje całkowite mile, jak i mile biznesowe, aby dokładnie odliczyć wydatki pojazdu na zeznaniu podatkowym. (Jeśli nie masz pewności, jak to działa, skonsultuj się z doradcą podatkowym).

Identyfikacja pojazdów

Zgodnie z prawem musisz śledzić przebieg według pojazdu. W związku z tym QuickBooks 2020 zawiera listę pojazdów. Aby dodać elementy do listy pojazdów, wykonaj następujące kroki:

Okno listy pojazdów

Rejestrowanie mil pojazdu

Po dodaniu pojazdów służbowych do listy pojazdów rejestrujesz każdą podróż za pomocą okna Wprowadź przebieg pojazdu. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

Okno Wprowadź przebieg pojazdu

Korzystanie z raportów pojazdu

Po kliknięciu przycisku Raporty u dołu okna Lista pojazdów, QuickBooks wyświetli menu rozwijane, które zawiera cztery raporty przebiegu pojazdu: Przebieg według Podsumowania pojazdu, Przebieg według Szczegóły pojazdu, Przebieg według Podsumowania zadania i Przebieg według Szczegóły zlecenia.

Możesz uzyskać dostęp do innego menu poleceń generujących te same raporty, klikając przycisk Raporty przebiegu, który pojawia się w górnej części okna Wprowadź przebieg pojazdu.

Aby wygenerować raport przebiegu określonego pojazdu, wybierz jeden z raportów z jednego z tych menu.

Aktualizacja stawek przebiegu pojazdu

Po kliknięciu przycisku Przebieg w górnej części okna Podaj przebieg pojazdu, QuickBooks wyświetli okno dialogowe Przebieg. W oknie dialogowym Stopy przebiegu wyświetlane są stawki przebiegu Usługi Przychodów Wewnętrznych (IRS) oraz daty ich obowiązywania. Możesz wprowadzić nową stawkę przebiegu, klikając następny otwarty wiersz harmonogramu stawek, a następnie wprowadzając datę wejścia w życie w kolumnie Data wejścia w życie i stawkę standardową w kolumnie Stawka. Możesz znaleźć wskaźnik przebiegu biznesowego w bieżącym roku na stronie IRS.

Okno dialogowe Przebieg kursów

Uwaga: w 2019 r. Standardowa stopa przebiegu wynosiła 58 centów za milę, ale IRS zazwyczaj aktualizuje tę liczbę raz, a czasem dwa razy w roku. Tak więc chcesz sprawdzić aktualny kurs podczas wykonywania obliczeń. Innymi słowy, nie używaj jednej ze starych, nieaktualnych standardowych stawek. Proszę.

  1. Oprogramowanie Oprogramowanie biznesowe Szybkie książki Jak skonfigurować listę stałych zasobów w QuickBooks 2020

Autor: Stephen L. Nelson

Jeśli Twoja firma posiada wiele rzeczy o długofalowej wartości, Ty lub Twój księgowy musicie śledzić pozycje. Jeśli chcesz śledzić elementy, możesz to zrobić za pomocą listy środków trwałych w QuickBooks 2020.

Dodawanie pozycji do listy środków trwałych

Aby dodać mebel, sprzęt lub maszynerię lub inny element o długiej żywotności do listy środków trwałych, wykonaj następujące kroki:

Naprawiono okno Lista pozycji aktywów

Dodawanie środków trwałych w locie

Możesz dodawać elementy do listy środków trwałych, jak opisano w poprzednich akapitach. Alternatywnie można dodać element do listy środków trwałych, gdy rejestruje się rachunek, który rejestruje fakturę od dostawcy dla zasobu lub rejestruje czek, który płaci fakturę od dostawcy dla zasobu.

Oto jak to działa: Jeśli powiedziałeś QuickBooks, że chcesz zachować listę środków trwałych, QuickBooks poprosi Cię o dodanie pozycji środka trwałego podczas kategoryzacji lub obciążenia rachunku środków trwałych podczas wprowadzania rachunku lub rejestrowania czeku.

Aby zebrać informacje wymagane do skonfigurowania elementu środka trwałego, QuickBooks wyświetla to samo okno Nowy element. Kroki wypełniania okna Nowy element działają również podczas dodawania pozycji środków trwałych w locie.

Edycja elementów na liście środków trwałych

Aby edytować element środka trwałego - powiedzmy, że popełniłeś błąd, wprowadzając trochę informacji - wykonaj następujące kroki:

Okno edycji elementu

QuickBooks nie prowadzi żadnej księgowości z informacjami o zakupie i / lub sprzedaży wyświetlanymi w oknach Nowy przedmiot i Edytuj przedmiot. Nie dodaje aktywów do bilansu, ponieważ na przykład konfigurujesz pozycję środka trwałego. A QuickBooks nie obliczają zysków ani strat po zbyciu zasobu, ponieważ wprowadzasz informacje o sprzedaży. Musisz to zrobić sam - lub zlecić to księgowemu - używając standardowych transakcji QuickBooks lub tradycyjnych zapisów księgowych.

  1. Oprogramowanie Oprogramowanie biznesowe Szybkie książki Jak udostępniać pliki QuickBooks 2020

Autor: Stephen L. Nelson

Dobra, oto świetna okazja: w QuickBooks możesz skonfigurować uprawnienia użytkownika, które pozwalają ci określić, kto ma dostęp do których obszarów twoich plików QuickBooks. W rzeczywistości możesz także pracować z plikiem QuickBooks w sieci i środowisku wielu użytkowników, korzystając z potężnej funkcji zwanej blokowaniem rekordów.

Jeśli pracujesz w sieci i chcesz skorzystać lub po prostu chcesz dowiedzieć się o funkcjach sieciowych QuickBooks, przeczytaj ten artykuł. Jeśli jako jedyny korzystasz z QuickBooks, możesz pominąć ten artykuł.

Udostępnianie pliku QuickBooks w sieci

Dwie ważne funkcje zasilają możliwości sieciowe wielu użytkowników QuickBooks: uprawnienia użytkowników i blokowanie rekordów. Funkcja uprawnień użytkownika daje wielu użytkownikom pliku QuickBooks unikalne ustawienia uprawnień dostępu do różnych obszarów QuickBooks. Blokowanie rekordów, druga funkcja, umożliwia więcej niż jednej osobie jednoczesne logowanie się do pliku QuickBooks i pracę z nim.

Uprawnienia użytkownika

QuickBooks umożliwia ustawianie uprawnień użytkownika, dzięki czemu możesz przyznawać różnym użytkownikom QuickBooks różne uprawnienia. Jane Owner może być w stanie zrobić wszystko, co zechce, ponieważ, mówiąc metaforycznie, jest Da Man. Joe Clerk może jednak wprowadzać tylko rachunki. Joe, skromny urzędnik o wątpliwym podejściu i dyskrecji, może nie mieć możliwości przeglądania rachunku zysków i strat firmy, drukowania czeków lub rejestrowania płatności od klientów. Ten pomysł ma sens na poziomie praktycznym, prawda? W sytuacji, gdy kilka osób uzyskuje dostęp do pliku QuickBooks, chcesz mieć pewność, że poufne informacje pozostaną poufne.

Chcesz także upewnić się, że ludzie nie mogą umyślnie lub nieumyślnie uszkodzić twoich danych finansowych. Nie chcesz, aby ktoś wprowadzał nieprawidłowe dane (być może dlatego, że natrafia na jakiś obszar programu QuickBooks, w którym nie ma działalności). I nie chcesz, aby ktoś w sposób nieuczciwy rejestrował transakcje - takie jak fałszywe czeki - że mogłaby iść na gotówkę.

Myślę, że jeśli zastanowisz się nad tymi kwestiami dotyczącymi uprawnień użytkowników, zdasz sobie sprawę, że „Hej, tak, to ma sens!” Więc nie będę więcej o tym mówić. Na zakończenie przedstawię kilka ogólnych uwag na temat tego, w jaki sposób decydujesz, które uprawnienia użytkownika są odpowiednie:

  • Poufność danych: ten problem prawdopodobnie ma największy związek z Twoją filozofią zarządzania. Im bardziej jesteś otwarty na rzeczy, tym mniej musisz się martwić o ludzi szukających czegoś. Chciałbym jednak podkreślić, że lista płac jest zawsze drażliwym tematem. Jeśli wszyscy wiedzą, za co płacą inni, odbywają się ciekawe dyskusje - ale już o tym wiesz. Uszkodzenie danych: Jeśli chodzi o uszkodzenie danych, musisz wiedzieć, że ludzie zwykle stosują dwie ogólne zasady: Nie dawaj ludziom dostępu do narzędzi, których nie potrafią używać. To tylko prosi o kłopoty. Upewnij się, że żadna osoba nie może chować się bez nadzoru w niektórych obszarach systemu księgowego - szczególnie jeśli ta osoba rejestruje lub obsługuje gotówkę.

Jeśli to w ogóle możliwe, zastosuj system koleżeński, w którym ludzie robią rzeczy razem, aby ludzie zawsze sprawdzali pracę innych ludzi - nawet jeśli tylko pośrednio. Może Joe rejestruje rachunek, ale Jane zawsze odcina czek, aby zapłacić rachunek. Może Raul rejestruje faktury od klientów, ale Chang je wysyła. Może Saul rejestruje wpływy gotówkowe, ale Beth je zdeponowała. Widzisz wzór, prawda? Jeśli dwoje ludzi ma do czynienia z konkretnym wydarzeniem gospodarczym - ponownie, szczególnie tym, które wiąże się z gotówką - to naprawdę dobry pomysł dla Joe i Jane, Raula i Changa oraz Saula i Beth, aby spojrzeli sobie nawzajem na ramiona.

Blokowanie rekordów

Najłatwiejszym sposobem na zrozumienie blokowania rekordów jest porównanie go z inną odmianą blokowania: blokowaniem plików. Większość innych programów korzysta z blokowania plików. Blokowanie plików oznacza, że ​​jeśli jedna osoba w sieci ma, powiedzmy, dokument do edycji tekstu, nikt inny w sieci nie może otworzyć, a następnie edytować tego dokumentu. Inni mogą otworzyć kopię dokumentu, którą mogą zapisać na swoich komputerach, ale nie mogą edytować oryginalnego dokumentu. System operacyjny blokuje oryginalny dokument (plik), dzięki czemu tylko jedna osoba może wygłupiać się z plikiem na raz. To zablokowanie zapewnia integralność danych i zmiany, które ludzie wprowadzają do danych. (Jeśli ta kwestia zapewnienia uczciwości wydaje się dziwna, pomyśl o trudnościach związanych z upewnieniem się, że zmiany obu osób kończą się w dokumencie edytora tekstu, który obie osoby edytują jednocześnie).

Blokowanie rekordów działa inaczej. Dzięki blokowaniu rekordów więcej niż jedna osoba w sieci może jednocześnie otwierać i edytować ten sam plik, ale tylko jedna osoba może pracować z określonym rekordem.

Rekord jest częścią pliku. Na przykład w pliku rachunków, które jesteś winien dostawcom, jest to cała kolekcja rachunków. Poszczególne rachunki są zapisami w pliku i więcej niż jedna osoba może otworzyć plik rachunków. Jednak pojedyncze rachunki - pojedyncze rekordy tworzące plik - są blokowane, gdy dana osoba pobierze rekord.

Informacje te mogą wydawać się zbyt skomplikowane, ale rozróżnienie plików i zapisów w pliku umożliwia udostępnianie plików. Na przykład w QuickBooks, jeśli Jane wprowadza jeden plik dla Alpha Company w pliku, Joe może edytować rachunek dla Beta Corporation, ponieważ oba rachunki są różnymi rekordami. Jednak z powodu blokowania rekordów Jane nie może wygłupiać się z ustawą Beta Corporation, którą Joe edytuje. A Joe - znowu, z powodu blokowania rekordów - nie może majstrować przy rachunku firmy Alpha Company, do którego wchodzi Jane.

Podsumowując bardziej ogólnie, dwie osoby nie mogą jednocześnie edytować tego samego rekordu w pliku. Blokowanie rekordów umożliwia pracownikom korzystanie z pliku w środowisku wielu użytkowników, ponieważ pozwala on na pracę z plikiem więcej niż jednej osobie.

Instalowanie QuickBooks do użytku sieciowego

Aby zainstalować QuickBooks do użytku sieciowego, musisz najpierw zainstalować QuickBooks na wszystkich komputerach w sieci, które potrzebują dostępu do pliku QuickBooks i do pracy z nim. To zadanie nie jest trudne. Nie musisz instalować QuickBooks w żaden fantazyjny sposób, aby móc udostępniać pliki QuickBooks.

Musisz kupić kopię QuickBooks dla każdego komputera, na którym ma być uruchomiony program. Jeśli masz trzy komputery, na których chcesz używać QuickBooks, musisz kupić trzy kopie QuickBooks. Lub możesz kupić specjalną wersję QuickBooks z licencją na wiele miejsc. Jeśli spróbujesz zainstalować jedną kopię QuickBooks (z jednym kodem klucza) na wielu komputerach, QuickBooks nie zezwoli dwóm komputerom używającym tego samego kodu klucza na współdzielenie pliku w trybie wielu użytkowników.

Podczas tworzenia pliku, który chcesz udostępnić, musisz upewnić się, że plik jest przechowywany w miejscu, w którym inni użytkownicy QuickBooks mogą uzyskać do niego dostęp. Oznacza to, że może być konieczne przechowanie pliku na serwerze. Możesz także przechowywać plik na komputerze klienckim, o ile wyznaczysz uprawnienia udostępniania dla folderu lub dysku, na którym zapisujesz plik QuickBooks.

Kolejna ważna rzecz: ktokolwiek tworzy plik QuickBooks, automatycznie staje się administratorem pliku. Administrator pliku ma dostęp do wszystkich obszarów pliku i konfiguruje innych użytkowników pliku, więc nie chcesz, aby tylko ktoś konfigurował plik QuickBooks. Zarówno właściciel firmy, jak i kierownik działu księgowości jest odpowiedni do tego zadania. W każdym razie osoba, która konfiguruje plik, powinna być godnym zaufania pracownikiem w biurze, łatwo dostępnym w przypadku jakichkolwiek pytań lub problemów. Ponadto osoba ta prawdopodobnie powinna mieć solidne doświadczenie w rachunkowości. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz następną sekcję.

Ustawianie uprawnień użytkownika

Możesz powiedzieć QuickBooks, kto jeszcze będzie korzystał z pliku i ustawić uprawnienia dla tych innych osób podczas instalacji QuickBooks lub później.

Uprawnienia użytkownika w rozwiązaniach dla przedsiębiorstw

Aby ustawić uprawnienia w rozwiązaniach dla przedsiębiorstw, wykonaj następujące kroki:

 1. Powiedz QuickBooks, że chcesz ustawić uprawnienia użytkownika.

Wybierz polecenie Firma → Użytkownicy → Skonfiguruj użytkowników i role. QuickBooks wyświetla okno dialogowe Użytkownicy i role (nie pokazano).

 2. Wskaż, że chcesz skonfigurować nowego użytkownika.

Kliknij przycisk Nowy, aby QuickBooks wyświetliło okno dialogowe Nowy użytkownik (nie pokazano), które zawiera listę różnych ról księgowych, które może pełnić użytkownik QuickBooks. Role te umożliwiają użytkownikowi wykonywanie odpowiednich zadań księgowych za pomocą programu QuickBooks. Pole Opis u dołu okna dialogowego podsumowuje zadania, które można oczekiwać od osoby w danej roli.

 3. Wybierz rolę, która najlepiej pasuje do opisywanego użytkownika, a następnie kliknij Dodaj.

Nawiasem mówiąc, właściciele powinni mieć rolę pełnego dostępu, aby mogli robić wszystko, co chcą. Pamiętaj, że możesz przypisać użytkownikowi więcej niż jedną rolę.

Jeśli chcesz zmienić uprawnienia istniejącego użytkownika, wybierz użytkownika na karcie Lista użytkowników, a następnie kliknij przycisk Edytuj. QuickBooks wyświetla okno dialogowe Edytuj użytkownika (nie pokazano), które przypomina okno dialogowe Nowy użytkownik i umożliwia zmianę roli lub ról użytkownika.

 4. Kliknij OK, aby powrócić do okna dialogowego Użytkownicy i role.

Możesz przejrzeć uprawnienia (w zasadzie listę możliwości dozwolonych przez QuickBooks) dla określonej osoby lub predefiniowanej roli. Aby zobaczyć uprawnienia użytkownika, wybierz kartę Lista użytkowników w oknie dialogowym Użytkownicy i role, kliknij przycisk Wyświetl uprawnienia, wybierz użytkownika z pola listy, a następnie kliknij przycisk Wyświetl. QuickBooks wyświetla duże okno dialogowe, które konkretnie określa, co użytkownik może zrobić. Aby zobaczyć uprawnienia, które ma dana rola, wybierz kartę Lista ról w oknie dialogowym Użytkownicy i role, kliknij przycisk Wyświetl uprawnienia, wybierz rolę, a następnie kliknij przycisk Wyświetl.

Uprawnienia użytkownika w QuickBooks Pro i Premier

Aby ustawić uprawnienia w QuickBooks Pro lub QuickBooks Premier, wykonaj następujące kroki:

 1. Wybierz polecenie Firma → Ustaw użytkowników i hasła → Ustaw użytkowników.

 QuickBooks wyświetla okno dialogowe Lista użytkowników (patrz rysunek).

Okno dialogowe Lista użytkowników

 2. Kliknij przycisk Dodaj użytkownika.

QuickBooks wyświetla okno dialogowe Konfiguruj hasło użytkownika i dostęp, którego używasz do dodawania nowych użytkowników i określania haseł.

Okno dialogowe Ustaw hasło użytkownika i dostęp

 3. Wpisz nazwę użytkownika i hasło dodatkowej osoby, z której chcesz korzystać z pliku QuickBooks; następnie wpisz hasło ponownie w polu tekstowym Potwierdź hasło.

Ponowne wpisanie hasła potwierdza, że ​​hasło zostało wpisane poprawnie za pierwszym razem.

Od tego momentu, gdy ktoś otworzy plik QuickBooks, QuickBooks prosi o nazwę użytkownika i hasło. Aby inna osoba mogła uzyskać dostęp do pliku QuickBooks, musi ona wprowadzić nazwę użytkownika i hasło, które ustawisz.

 4. Określ dostęp użytkownika.

QuickBooks wyświetla okno dialogowe z pytaniem, czy chcesz, aby dana osoba miała dostęp do wszystkich obszarów pliku QuickBooks, czy tylko niektórych obszarów.

Jeśli określisz, że chcesz zezwolić na dostęp tylko do niektórych obszarów - prawdopodobnie w zwykłym przypadku - QuickBooks wyświetli serię okien dialogowych, które umożliwiają ustawienie uprawnień dla każdego obszaru. Wybierz przycisk opcji Brak dostępu, aby ustawić limit dla danego obszaru (np. Bankowości), wybierz przycisk opcji Wszystkie obszary QuickBooks, aby zezwolić użytkownikowi na tworzenie i drukowanie transakcji i raportów w tym obszarze lub wybierz przycisk opcji Wybrane obszary QuickBooks, aby dać użytkownikowi częściowy dostęp do tego obszaru. Jeśli wybierzesz opcję Wybrane obszary, musisz określić ograniczony dostęp, przechodząc przez strony kreatora i szczegółowo opisując dostęp, jaki ma mieć użytkownik. Możesz także określić, czy inne aplikacje (takie jak TurboTax) mają uzyskiwać dostęp do danych QuickBooks.

dostęp użytkownika jest określony

 5. Przejrzyj dostęp użytkownika.

Po zakończeniu przechodzenia przez okna dialogowe Ustaw hasło użytkownika i dostęp, QuickBooks wyświetla podsumowanie uprawnień dla użytkownika. Kliknij przycisk Wstecz, jeśli chcesz cofnąć się i zmienić uprawnienia dla obszaru, lub kliknij przycisk Zakończ, aby wskazać, że skończyłeś określać, co może zrobić konkretny użytkownik. QuickBooks ponownie wyświetla okno dialogowe Lista użytkowników z dodanym nowym użytkownikiem. Kliknij Dodaj użytkownika, aby dodać kolejnego nowego użytkownika, kliknij Edytuj użytkownika, aby edytować wybranego użytkownika, lub kliknij Zamknij, aby zamknąć okno dialogowe.

Użytkownik może się zalogować i otworzyć plik QuickBooks z dowolnego komputera w sieci, o ile komputer ma zainstalowany QuickBooks i ma dostęp sieciowy do pliku QuickBooks. Jeśli jednak osoba spróbuje otworzyć ograniczony obszar lub wykonać nieupoważnioną akcję, QuickBooks wyświetli okno komunikatu wskazujące, że dana osoba nie ma uprawnień niezbędnych do wykonania tej akcji.

Określanie i praca w trybie wielu użytkowników

Aby więcej niż jedna osoba mogła jednocześnie pracować z plikiem QuickBooks, użytkownicy muszą pracować z plikiem QuickBooks w trybie wielu użytkowników. Pierwsza osoba, która otwiera plik, musi określić tryb wielu użytkowników, aby inni mogli otworzyć plik. Aby określić tryb wielu użytkowników, wybierz Plik–> Przełącz do trybu wielu użytkowników. Możesz powiedzieć, że pracujesz w trybie wielu użytkowników, ponieważ pasek tytułu QuickBooks to wskazuje. Gdy inne osoby otwierają plik QuickBooks, automatycznie otwiera się on w trybie wielu użytkowników. Aby inny użytkownik mógł pracować w trybie pojedynczego użytkownika, inni użytkownicy muszą zamknąć plik QuickBooks, a użytkownik, który chce pracować w trybie pojedynczego użytkownika, musi wybrać Plik–> Przełącz do trybu pojedynczego użytkownika.

Udostępnianie pliku QuickBooks przez sieć wymaga kilku sztuczek. Po pierwsze, musisz upewnić się, że nikt, kto jest w trybie pojedynczego użytkownika, nie używa pliku, który chcesz otworzyć. Jeśli ktoś używa pliku i spróbujesz go otworzyć, QuickBooks wyświetli komunikat wskazujący, że ktoś używa pliku firmowego w trybie pojedynczego użytkownika. Powiedz tej osobie, aby przełączyła się w tryb wielu użytkowników, a następnie kliknij przycisk Spróbuj ponownie.

Gdy tylko zaczniesz tworzyć lub edytować transakcję, QuickBooks blokuje transakcję. W ten sposób nikt inny nie może edytować transakcji podczas pracy nad nią. Możesz stwierdzić, czy transakcja jest otwarta w trybie edycji, dzięki temu, co QuickBooks wyświetla na pasku tytułu u góry formularza: Edycja transakcji. Inni użytkownicy mogą otworzyć transakcję podczas edytowania jej w trybie edycji, ale nie mogą wprowadzać w niej zmian, dopóki nie skończysz.

Jeśli spróbujesz edytować transakcję, którą Twój współpracownik Harriet już otworzył w trybie edycji, na przykład QuickBooks wyświetli komunikat o treści (a tutaj parafrazuję) Przepraszam, Bubba. Harriet pracuje z tą transakcją. Musisz wrócić później.