1. CareersLaw Office Management 101 for Paralegals
Paralegal Career For Dummies, 2. edycja

Autor: Lisa Zimmer Hatch, Scott A. Hatch

Ile czasu spędzasz na zarządzaniu kancelarią, zależy od rodzaju i wielkości firmy, w której pracujesz. Większość dużych firm zatrudnia osobnego personelu, który zajmuje się większością codziennych działań organizacji. Ale bez względu na to, jakiej wielkości kancelarii pracujesz, jako asystent prawny prawdopodobnie skończysz z zarządzaniem i organizacją kancelarii.

Jeśli pracujesz dla małej firmy, możesz być odpowiedzialny za zarządzanie całym biurem. W większej firmie prawdopodobnie będziesz odpowiedzialny za swój własny harmonogram, a być może także za swojego prokuratora. Chociaż może się to wydawać dość przyziemne, właściwe zarządzanie biurem ma kluczowe znaczenie dla wydajności każdego środowiska prawnego, dlatego ta dyskusja koncentruje się na właściwym zarządzaniu czasem, plikami i miesięcznymi rozliczeniami.

Czas zakupu: systemy zarządzania

Kiedy się nad tym zastanowić, firmy prawnicze sprzedają swój czas swoim klientom, więc wartość zarządzania minutami, godzinami i dniami jest absolutnie kluczowa. Proces prawny składa się z szeregu terminów, które musisz dotrzymać, jeśli nie chcesz narażać sprawy klienta. Dobre zarządzanie czasem zapewnia wydajność i zysk, ale złe zarządzanie czasem może zakończyć karierę prawną. Jeśli masz problemy z organizacją czasu, teraz jest świetny czas na naukę i ćwiczenie umiejętności zarządzania czasem.

Złożenie dobrego systemu zarządzania czasem nie jest skomplikowane. Wymaga tylko interaktywnego korzystania z prostych urządzeń, takich jak listy, kalendarze i zapisy. Możesz śledzić czas za pomocą pióra i papieru lub na komputerze, ale prawdopodobnie przekonasz się, że połączenie obu jest najbardziej wydajne.

Oznaczanie dni: system kalendarza

Śledzenie czasu zaczyna się od dobrego systemu kalendarza. Jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z terminarza, lepiej przyzwyczaj się do korzystania z niego. Kalendarze są absolutnie niezbędne dla sprawnego funkcjonowania każdej kancelarii.

Wiele zakładów ubezpieczeń na nadużycia wymaga specjalnego systemu kalendarza, w którym więcej niż jedna osoba obsługuje te informacje. Przed zainicjowaniem jakichkolwiek zmian w sposobie prowadzenia kalendarza w biurze należy zapoznać się z polisą ubezpieczeniową lub skontaktować się z agentem.

Główny kalendarz

Każda kancelaria musi prowadzić główny kalendarz, do którego adwokat, sekretarz prawny, asystent prawny i inni pracownicy mają łatwy dostęp. Zwykle jest dostępny w sieci komputerowej, aby wszyscy mogli go zobaczyć. Główny kalendarz śledzi wszystkie ważne wydarzenia dla całego biura, w tym:

  • Występy sądowe Ważne terminy składania wniosków Spotkania Spotkania i konferencje Wakacje i dni osobiste wszystkich członków personelu

Poniższy rysunek pokazuje próbkę z dwóch tygodni głównego kalendarza.

kalendarz główny dla paralegali

Indywidualne kalendarze

Główny kalendarz (patrz poprzednia sekcja) nie jest jednak jedynym urządzeniem utrzymującym czas w biurze. Będziesz także korzystać z szeregu indywidualnych kalendarzy, takich jak własny kalendarz osobisty lub kalendarz podróży adwokata, które regularnie sprawdzasz w stosunku do kalendarza głównego. Poszczególne kalendarze są również nazywane kalendarzami nadmiarowymi, ponieważ zawierają kopie wpisów z kalendarza głównego, które powinna wykonać ta konkretna osoba. Zawierają również wydarzenia i zadania, których nie ma w głównym kalendarzu, o których powinien wiedzieć tylko właściciel indywidualnego kalendarza (np. Spotkanie lunchowe z agentem ubezpieczeniowym od nadużyć).

Na poniższym rysunku możesz zobaczyć, jak może wyglądać kalendarz zastępcy na podstawie wydarzeń z przykładowego kalendarza głównego pokazanego na poprzednim obrazie.

kalendarz dla kancelarii prawnej

Kalendarze online umożliwiają udostępnianie kalendarza. Całe biuro ma wspólny kalendarz i może przeglądać kalendarze innych pracowników, aby zobaczyć wszystkie nadchodzące spotkania i sprawdzić konflikty. Możesz także odznaczyć kalendarze, aby uprościć widok i zobaczyć tylko swoje zadania i wydarzenia lub zadania swojego prokuratora.

System Tickler dla kancelarii prawnych

Jeśli korzystasz z systemu kalendarza (zobacz poprzednią sekcję), możesz skonfigurować system łaskotania (system, który „łaskocze” lub pobiega z pamięci), który automatycznie ostrzega, gdy trzeba coś zrobić do określonego czasu. Biorąc pod uwagę liczbę rzeczy, które dzieją się w kancelarii i liczbę przerw w ciągu dnia, nawet jeśli masz wyjątkową pamięć, nie będziesz w stanie śledzić wszystkiego, co musisz zrobić.

Aby mieć pewność, że wykonasz określoną czynność przed upływem terminu, musisz śledzić nie tylko ostateczne terminy. Rozbijasz każdy projekt na mniejsze części. Następnie łaskoczesz te tymczasowe zadania, dając sobie wystarczająco dużo czasu, aby wykonać to, co musisz zrobić, zanim przekażesz je adwokatowi, aby przejrzał, poprawił lub wykonał inne czynności przed zbliżającym się ostatecznym terminem.

Możesz użyć jednej lub wszystkich poniższych metod, aby stworzyć niezawodny system łaskotania.

  • Wprowadź terminy w głównym kalendarzu biura z odpowiednim czasem realizacji. Tak więc, jeśli coś jest należne 15 dnia miesiąca, należy również wprowadzić wpis przypomnienia 10 dnia. Użyj rejestru kontroli dokumentów, aby śledzić terminy. W tym systemie nadajesz numer kontrolny dokumentu każdemu dokumentowi opuszczającemu lub przychodzącemu do biura. Następnie konstruujesz rejestr, który wyświetla status wszystkich dokumentów według ich numeru kontrolnego, z którym regularnie konsultujesz niedokończone sprawy i zbliżające się terminy. Zwróć uwagę na terminy dzięki wykorzystaniu pliku drażniącego (znanego również jako plik przejściowy). Jeśli chcesz mieć absolutną pewność, że nigdy nie przekroczysz terminu, możesz uzupełnić swój system zarządzania o papierowy plik Tickler. Utworzysz 31 osobnych folderów plików dla dni bieżącego miesiąca, 31 osobnych folderów plików dla dni następnego miesiąca i 12 folderów plików dla miesięcy roku. Następnie wykonujesz kopię pierwszej strony każdego dokumentu, który wymaga odpowiedzi lub działania. Strony te trafiają do folderu plików na dzień, który jest pięć lub dziesięć dni przed terminem działania. Wszystko, co musisz zrobić, to sprawdzać codziennie plik Tickler i wprowadzać wymagane działania w swoim osobistym harmonogramie pracy lub liście spraw.

Kluczem do każdej z tych metod jest codzienne sprawdzanie ich i posiadanie osobistego systemu tickler do przesyłania informacji. Na przykład, jeśli wiesz, że jesteś odpowiedzialny za gromadzenie informacji, które mają zostać wykorzystane do udzielenia odpowiedzi na zapytania, które mają się odbyć pod koniec następnego tygodnia, łaskocz ten projekt znacznie wcześniej w swoim własnym kalendarzu niż w głównym kalendarzu. Łaskotek daje ci wystarczająco dużo czasu na zebranie informacji i przedstawienie ich swojemu prawnikowi nadzorującemu na czas, aby odpowiedzi mogły zostać sporządzone, przejrzane, podpisane i wysłane.

Poszczególne łaskotki są również bardzo przydatne, jeśli nieoczekiwanie jesteś poza biurem, a inna osoba musi tymczasowo poradzić sobie z częścią twojego obciążenia. Z doskonale zorganizowanym łaskotaczem w dłoni twój współpracownik nie będzie miał wątpliwości co do tego, co zostało osiągnięte i co pozostało do zrobienia.

Zdobycie na piśmie: lista spraw

Z systemu łaskotania (patrz poprzednia sekcja) przechodzisz do codziennej listy rzeczy do zrobienia, która, co nie jest zaskoczeniem, jest listą wszystkich rzeczy, które musisz wykonać tego dnia, przeniesionych z twojego systemu łaskotania. Z pewnością stworzysz taki dla siebie każdego dnia i być może będziesz musiał sporządzić codzienną listę spraw dla swojego adwokata.

Każdy pracownik w kancelarii powinien mieć osobną listę rzeczy do zrobienia. Ta lista może być odręczną listą rzeczy do zrobienia dzisiaj, która wymaga codziennego przeglądu oczekujących prac i priorytetów, lub może być podobną listą przechowywaną w komputerze. Różni członkowie personelu mogą korzystać z różnych rodzajów list. Najlepsze listy to takie, które nie zawierają więcej niż możesz zrobić w ciągu jednego dnia i które ustalają priorytety Twoich działań, abyś wiedział, co musisz zrobić w pierwszej kolejności. Możesz łatwo nadać priorytet liście, wyznaczając każde działanie literą A, B lub C. Najpierw wykonujesz wszystkie czynności A, potem Bs, a na końcu Cs. Wszystko, czego nie dokończysz jednego dnia, trafi na listę następnego dnia, prawdopodobnie z wyższym priorytetem niż wcześniej.

Poniższy rysunek pokazuje, jak wyglądałaby lista rzeczy do zrobienia w piątek, 4 sierpnia, na podstawie przykładowego kalendarza (patrz poprzednie zdjęcia) z dodanymi kilkoma zadaniami z ostatniej chwili.

lista rzeczy do zrobienia dla paralegal

Oczywiście, oprócz wydarzeń wymienionych w kalendarzu głównym i indywidualnym, Twój pełnomocnik nadzorujący da ci inne codzienne zadania. Kiedy otrzymasz zadanie, napisz je od razu w swoim kalendarzu i / lub liście spraw, wraz z dokładnymi instrukcjami udzielonymi przez pełnomocnika. Oszacuj czas i wprowadź wszelkie terminy. Na przykład spójrz na czwarty wpis na rysunku.

Pamiętanie wszystkiego o zadaniu byłoby wyzwaniem, nawet jeśli nigdy nie doświadczyłeś przerwy, ale niestety większość ludzi nie ma tyle szczęścia! Większość kancelarii ma gwarancję ciągłej działalności. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to zmarnować czas swojego pracodawcy, prosząc o powtórzenie zadania, więc zrób to wszystko za pierwszym razem: zrób notatkę pisemną lub napisz wiadomość lub wyślij e-mailem informacje. A jeśli instrukcje są niejasne, zadawaj pytania, dopóki nie poczujesz się dobrze z zadaniem.

Jeśli trzymasz przy sobie listę spraw do załatwienia przez cały dzień (w formie pisemnej lub na telefonie), zawsze masz dowód swojego zadania. Możesz łatwo się rozproszyć i stracić z oczu to, co robisz, zwłaszcza gdy prowadzisz badania lub nawet robisz coś prostego, na przykład szukając dokumentu w pliku. Zaoszczędzisz dużo czasu, jeśli będziesz musiał rzucić okiem na swoje notatki, aby przypomnieć ci o swoim celu.

Sprawdzanie ukończonych działań na liście to jedno z najlepszych uczuć na świecie! Kiedy przekreślasz rzeczy, przechowuj dziennik poświęcony na każdą rzecz i nazwę klienta, abyś był przygotowany na fakturowanie, gdy nadejdzie odpowiedni czas (patrz następny rozdział). Następnie pod koniec każdego dnia wystarczy przejrzeć swoją listę, aby zobaczyć, co ukończyłeś i co pozostało do zrobienia. Jeśli jesteś w trakcie czynności, której nie możesz ukończyć, zanotuj miejsce na liście rzeczy do zrobienia na następny dzień i odłóż plik - to usunie bałagan z biurka i zapewni początek - punkt wyłączenia na następny dzień.

Twoje listy rzeczy do zrobienia są ważnymi dokumentami, więc musisz je zapisać do późniejszego wykorzystania. Możesz przechowywać je chronologicznie w rozszerzalnym pliku, lub możesz przechowywać swoje listy w oprawionym notatniku terminarza lub segregatorze z trzema pierścieniami.

Prowadzenie konta: systemy rozliczeniowe

Za czas zastępcy można obciążyć klienta stawką za godzinę niższą niż za adwokata, więc musisz śledzić każdą minutę spędzoną na pracy nad sprawą klienta. Następnie musisz dostarczyć dokumentację swojego czasu do działu należności firmy, aby mógł generować faktury. Musisz monitorować swój czas, nawet jeśli biuro obsługuje klienta na podstawie opłaty awaryjnej (w przypadku, gdy adwokat otrzymuje zapłatę, otrzymując część rozliczenia klienta). W ten sposób masz księgowość w dokumentacji rozliczeniowej, jeśli kiedykolwiek pojawi się pytanie, jakie obowiązki wykonałeś dla klienta i kiedy.

Jeśli jesteś zarówno działem do spraw należności, jak i asystentem biura, musisz generować faktury dla klientów zgodnie z ustalonym harmonogramem. Proces fakturowania obejmuje rejestrowanie rozliczanych godzin i opłat, kompilowanie tych godzin i opłat przez klienta, tworzenie faktury dla każdego klienta oraz śledzenie niezapłaconych sald.

Czas nagrania

Czas jest elementem w ekwipunku adwokata, który ma bezpośrednią wartość w dolarach, więc praktyka prawna powinna go śledzić, podobnie jak sklep jubilerski śledzi swoje diamenty. Istnieje wiele komercyjnych systemów, które śledzą czas, niektóre skomputeryzowane, a niektóre manualne. Niektóre z najpopularniejszych programów księgowych, takie jak QuickBooks i Peachtree, zawierają stopery, które można ustawić podczas prowadzenia rozliczanej czynności, aby śledzić swój czas. Następnie program oblicza wartość działania na podstawie stawki godzinowej, rozlicza czas z określonym klientem i śledzi go, dopóki nie będziesz gotowy do wystawienia faktury klientowi. Nie potrzebujesz jednak specjalnego oprogramowania. Większość programów do edycji tekstu ma szablony faktur i funkcje scalania potrzebne do skonfigurowania procedury fakturowania.

Bez względu na to, z jakiego medium korzystasz, zarówno ty, jak i adwokat monitorujcie niezależnie od czasu, jaki spędzacie na każdym zadaniu dla każdego klienta w ciągu miesiąca. Nawet jeśli korzystasz z oprogramowania, które rejestruje czas, dobrym pomysłem jest śledzenie czasu w osobistym kalendarzu lub liście spraw. Możesz także śledzić na liście rzeczy do zrobienia, ile czasu spędzasz na telefonie, jak pokazano w szóstym wpisie na poprzednim rysunku.

W wyznaczonym miesięcznym dniu rozliczeniowym dział należności w Twojej firmie albo przeniesie twoje działania na faktury w oprogramowaniu księgowym, albo prześlesz chronologiczną listę zadań, które wykonałeś dla każdego klienta. Jeśli jesteś odpowiedzialny za naliczanie opłat, będziesz obliczać naliczane godziny i opłaty dla każdego klienta, przygotowywać faktury i zwykle przesyłać je do adwokata do zatwierdzenia przed wysłaniem.

Tworzenie faktur

Dokładne rejestrowanie czasu to pierwszy istotny krok w prowadzeniu dochodowej kancelarii prawnej. Drugim ważnym krokiem jest fakturowanie klientów za ten czas. Najbardziej wydajną metodą terminowego wysyłania rachunków jest podejście uproszczone. Procedury rozliczeniowe różnią się znacznie w zależności od wielkości i rodzaju praktyki oraz liczby należności, jakie ma firma. Niektóre firmy mogą mieć dział zajmujący się wyłącznie fakturowaniem; inni mogą korzystać z niezależnej firmy w celu przygotowania swoich rachunków. Małe firmy zwykle polegają na tym, że wykonują to zadanie.

Najłatwiejszym sposobem zarządzania należnościami w większości kancelarii jest oprogramowanie księgowe. Najpopularniejsze programy, takie jak QuickBooks i Peachtree, umożliwiają obliczanie czasu, rejestrowanie czasu, wprowadzanie opłat i innych kosztów oraz tworzenie faktur. Możesz wprowadzić czas ręcznie za pomocą grafiku lub mieć czas nagrywania oprogramowania za pomocą zintegrowanego stopera. Dajesz programowi szczegółowy opis działania, kojarzysz go z konkretnym klientem, podajesz stawkę godzinową, a oprogramowanie przechowuje informacje, dopóki nie będziesz gotowy do wystawienia faktury. Możesz również przypisać klientowi opłaty za archiwizację i rejestrację oraz inne koszty podlegające rozliczeniu za każdym razem, gdy rejestrujesz uiszczenie tych opłat przez oprogramowanie w oprogramowaniu księgowym. Następnie, gdy będziesz gotowy do wysyłania okresowych faktur, wystarczy pobrać formularz faktury, wpisać nazwę klienta i kliknąć przycisk. Oprogramowanie zapewnia wszystkie godziny i opłaty związane z klientem. Wybierz te, za które chcesz zapłacić, i - abrakadabra! - pojawia się faktura. To takie proste. Jeśli regularnie wpisujesz czas i opłaty do oprogramowania księgowego, okresowe rozliczenia mogą potrwać tylko kilka godzin!

Treść online zawiera przykładowy grafik i wynikową fakturę wygenerowaną przez oprogramowanie księgowe QuickBooks.

Miejsce na wszystko: zarządzanie plikami

Jedno jest pewne: kancelarie prawne generują mnóstwo papierowych dokumentów. Tak więc skonfigurowanie i korzystanie z dobrze zorganizowanego systemu archiwizacji jest kluczowe dla dobrego zarządzania kancelarią.

Utrzymanie systemu archiwizacji

Szanse są dla kancelarii, w której pracujesz, będą już miały skuteczny system składania wniosków, gdy zostaniesz zatrudniony. Duże firmy prawdopodobnie przechowują większość dokumentów w formie cyfrowej, skanując je i zapisując na swoich serwerach, ale nadal mogą wymagać przywiązania do oryginalnych dokumentów papierowych, więc niezbędny jest również system segregacji w formie papierowej. Głównym celem systemu archiwizacji jest natychmiastowe udostępnienie ważnych dokumentów. Zasadniczo kancelarie prawne przechowują pliki w kolejności alfabetycznej według klientów, ale niektóre firmy używają systemu numerycznego. Chociaż przypisywanie liczb klientom wymaga indeksu odsyłaczy (zwykle przechowywanego na komputerze), system liczb jest pomocny, ponieważ zapewnia sposób chronologicznego starzenia się spraw i sprawia, że ​​składanie zakończonych spraw jest znacznie łatwiejsze niż układ alfabetyczny. Etykiety lub foldery oznaczone kolorami pomagają rozróżnić rodzaje spraw, a kolorowe kropki lub inne symbole wskazują, czy sprawa klienta jest na etapie przedprocesowym, rozprawowym lub postprocesowym.

Porządkowanie dokumentów w folderze plików

Oprócz systemu przechowywania plików potrzebny jest także sposób na ułożenie dokumentów w pliku. Najprostszą procedurą jest ułożenie dokumentów w porządku chronologicznym z najnowszymi informacjami na górze. Ten system ułatwia konfigurację, ale w miarę wzrostu pliku jego wcześniejsza zawartość staje się mniej dostępna. Dlatego większość biur, które korzystają z metody chronologicznej, również zapisuje plik w indeksie, zwykle przylegający do wewnętrznej lewej strony folderu. Utrzymanie indeksu wymaga dodatkowego czasu dla tego, kto nadzoruje pliki, ale ułatwia znalezienie określonych dokumentów.

Innym systemem jest podział folderu na obszary tematyczne. Ta metoda wymaga od urzędnika kancelarii ustalenia, dokąd powinien dotrzeć złożony dokument, ale eliminuje konieczność rejestrowania dokumentu za każdym razem, gdy go wyjmiesz lub włożysz. Ten system jest pomocny dla adwokata i asystenta prawnego, ponieważ plik zorganizowany przez podmiot stanowi podstawę notatnika procesu, na którym adwokat i asystent prawny polegają podczas procesu.

Rodzaje obszarów tematycznych, które wybierzesz w tego rodzaju systemie, różnią się w zależności od rodzaju sprawy. Na przykład w przypadku obrażeń ciała możesz uporządkować akta według następujących tematów:

  • Informacje o spożyciu (wywiad z klientem; badanie faktów; zdjęcia) Wstępne pisma procesowe (wezwania i zażalenia; reagujące pisma procesowe) Odkrycie Depozycje Powiadomienia Korespondencja Notatki

Obszary tematyczne w pliku relacji wewnętrznych prawdopodobnie obejmowałyby następujące elementy:

  • Wstępne pisma procesowe (wezwania i petycje; oświadczenie o zatrzymaniu; odpowiedź) Zamówienia tymczasowe Odkrycie Oświadczenia finansowe i arkusze pomocnicze Podział nieruchomości Powiadomienia Korespondencja Notatki

Przechowywanie starych plików

Nie ma prawa, które mówi, że musisz przechowywać zamknięte akta sprawy, ponieważ sąd prowadzi rejestr prawny. Istnieje jednak kilka powodów, dla których warto zatrzymać się na starych plikach:

  • Zamknięte sprawy mogą być cennym narzędziem odniesienia dla nowych spraw. Stare sprawy mogą zostać ponownie otwarte, szczególnie w sporach dotyczących stosunków krajowych. Czasami klient żąda informacji zawartych w starym pliku sprawy.

Tak więc większość kancelarii prawnych przechowuje akta spraw w nieskończoność, zwłaszcza jeśli ma na to miejsce. Aby zaoszczędzić miejsce w obszarze roboczym i ułatwić dostęp do często używanych plików, główne szafki na akta zawierają tylko pliki dotyczące spraw w toku. Możesz skanować dokumenty i przechowywać je online i / lub przechowywać pliki do zamkniętych skrzynek w dogodnej lokalizacji w biurze lub w oddzielnym magazynie. W większości praktyk prawnych rozmiar aktywnego systemu plików pozostaje stały, ale z czasem system zamknięty rośnie.

Jeśli uporządkujesz swoje pliki alfabetycznie, przejście na system numeryczny do przechowywania zamkniętych plików jest prawdopodobnie dobrym pomysłem. Archiwizacja numeryczna pozwala na umieszczanie w pudełku zamkniętych plików i unikanie ciągłego przetasowania plików, gdy trzeba złożyć nowo zamknięte pliki alfabetycznie.