1. OprogramowanieMicrosoft OfficeSharePointSharePoint Zarządzanie witryną

Autorstwa Rosemarie Withee, Ken Withee

Zarządzanie zyskało rodzaj złego rapu, częściowo ze względu na jego związek ze skandalami bankowymi z ostatnich lat. Ludzie słyszą to słowo i stają się niespokojni i niespokojni, szczególnie gdy ktoś proponuje im rządzenie, które ich dotyczy. Ale dobrze opracowany plan zarządzania witryną SharePoint nie polega na ograniczaniu ludzi; w rzeczywistości zawiera on wystarczająco dużo szczegółów, aby zapewnić określony poziom spójności i nadzoru. Zarządzanie witryną dotyczy ludzi, zasad i procesów tworzących witrynę. Twoje zarządzanie pomaga dowiedzieć się, jak zastosować najlepsze nowe funkcje SharePoint.

Porażka nie wchodzi w grę (nie odwraca się i nie gwizda)

Jednym z kluczowych sterowników produktu SharePoint firmy Microsoft był cel zapewnienia użytkownikom większej kontroli i konfiguracji; SharePoint został zaprojektowany jako platforma ludzi.

A ludzie, jak zapewne zauważyliście, są zwykle nieprzewidywalni. Więc SharePoint + Human Nature = Chaos. Wcześniej czy później niekontrolowane rozprzestrzenianie się witryn i podwitryn, sposoby robienia rzeczy, sposoby oznaczania i stosowania metadanych oraz sposoby zarządzania dokumentami spowodują naprawdę niewygodną instalację SharePoint. Próba zidentyfikowania i wdrożenia zarządzania w tym momencie może być frustracją.

To długa droga do stwierdzenia, że ​​prędzej czy później będziesz musiał zająć się kwestią zarządzania. Skorzystaj z tej porady: spraw, aby zarządzanie SharePoint miało wysoki priorytet i zacznij już teraz.

Uzyskanie wpisowego i wsparcia dla kadry kierowniczej

W udanych planach zarządzania zwykle jest widoczny adwokat, który je wspiera i komunikuje. Więc znajdź dyrektora do kupienia. Nie będziesz miał zbyt ciężkiego czasu, aby uzasadnić przywództwo; zainwestowali już w potężną platformę SharePoint i zapewne obsługują funkcje, które są kluczowe dla sukcesu Twojej organizacji. Uszereguj wsparcie wykonawcze i pozyskaj wsparcie, które przyczyni się do utworzenia i uczestnictwa w działaniach komitetu zarządzającego.

Budowanie skutecznej grupy zarządzania

Zespół IT zwykle dominuje w komitetach zarządzających; muszą zarządzać przestrzenią serwera, radzić sobie z grupami zabezpieczeń i wdrażać nowe funkcje. Są to wystarczająca motywacja do sformalizowania większości tego, co robią z SharePoint. Ale komitet zarządzający złożony w całości lub nawet w dużej części z zasobów IT nie zapewni Ci miejsca, w którym musisz być.

Oprócz sponsora wykonawczego grupa zarządzająca powinna reprezentować różnorodne zestawienie:

  • Uwzględnij przedstawicieli biznesu. Pracownicy informacyjni, którzy cały czas korzystają z SharePoint, są często w najlepszej sytuacji, aby stworzyć realistyczne zasady zarządzania, a także zidentyfikować luki w zarządzaniu. Uwzględnij przedstawicieli z dowolnych obszarów zgodności. Mogą opowiadać się za zarządzaniem, które promuje przestrzeganie przepisów, które mają wpływ na Twój biznes. Rekrutuj ludzi do komunikacji korporacyjnej i szkoleń. Osoby te są dobrze przygotowane nie tylko do zajmowania się kwestiami związanymi z zarządzaniem w takich obszarach, jak branding, ale także mogą pomóc w opracowaniu planu publikacji decyzji dotyczących zarządzania i zapewnienia zarządzania zmianami organizacyjnymi w celu wsparcia tych decyzji.

Znalezienie odpowiedniego poziomu

Nie próbuj identyfikować i zajmować się wszystkim, co ktoś może zrobić z SharePoint; zapewnić barierki, aby kierować użytkowników w odpowiednie czynności do zrobienia lub których należy unikać. Te rzeczy różnią się w zależności od organizacji; nie ma magicznej listy tego, co należy rozwiązać. (Większe organizacje zwykle potrzebują więcej zarządzania niż mniejsze organizacje).

Z czasem twoja grupa zarządzająca odkryje obszary, które wymagają zarządzania, a będzie to pomocne, jeśli masz już jasny proces proponowania, oceny i wdrażania zarządzania, kiedy i gdzie zajdzie taka potrzeba.

Twoje, moje, nasze: decydowanie, kto jest właścicielem

Rozpocznij wysiłek zarządzania, zastanawiając się, kto: kto może co robić? Kto jest właścicielem Na przykład możesz zacząć od określenia, kto może obsługiwać witryny najwyższego poziomu, a kto może udostępniać podwitryny. Lub kto powinien ustalić, gdzie należą określone rodzaje dokumentów. Lub kto decyduje, co zasługuje na nowy typ treści (i kto jest właścicielem zmian w nim).

Jeśli masz globalną nawigację, określ, kto decyduje, co tam się dzieje. I tak dalej. Kto zasugeruje, jak możesz to rozważyć.

Jednym z naszych ulubionych ćwiczeń zarządzania jest wyświetlenie strony głównej na ekranie dla grupy zarządzania. Następnie zapytaj, kto ma uprawnienia do aktualizacji strony. Ponieważ strona główna zwykle prowadzi do wielu innych stron, naturalnie prowadzi dyskusję do innych obszarów portalu, które wymagają własności.

(Re) Odwiedzanie zasad sieci społecznościowych

Jeśli masz plan zarządzania mediami społecznościowymi, być może opracowano go w celu zarządzania zewnętrznymi narzędziami sieci społecznościowych; w takim przypadku należy ponownie go odwiedzić w kontekście SharePoint.

Kiedy media społecznościowe, takie jak komunikatory internetowe, zaczęły być rozpowszechnione, wiele firm odpowiedziało blokując dostęp do Internetu do tych aplikacji w obawie przed tym, co powiedzą pracownicy i ile czasu marnują na ich używanie. Podobnie internetowe fora dyskusyjne i strony wiki były traktowane podejrzliwie, a wokół nich powstały wszelkiego rodzaju reguły i regulacje korporacyjne, dzięki czemu wiele korporacyjnych intranetów bardziej przypominało więzienia. Z czasem niektóre firmy ewoluowały w zakresie zarządzania, kiedy i w jaki sposób pracownicy korzystali z zewnętrznych sieci społecznościowych w czasie pracy firmy lub używając nazwy firmy. Celem było skupienie uwagi na dokumentach i danych oraz zminimalizowanie wymiany międzyludzkiej.

W końcu organizacje przyszłościowe uznały, że aktywne ułatwianie nieformalnych interakcji między osobami może być korzystne dla organizacji, usprawniając wymianę informacji, odkrywając ukryte zasoby wiedzy specjalistycznej i (och, nawiasem mówiąc) uznając, że ludzie są istotami społecznymi, które potrzebują pewien stopień kontaktu z ludźmi, aby czuć się szczęśliwy w pracy.

SharePoint integruje komponenty mediów społecznościowych używanych w świecie rzeczywistym w miejscu pracy. I zdolność pracowników nie tylko do łączenia się z rówieśnikami, ale także do korzystania z korporacyjnego narzędzia (SharePoint) do śledzenia działań współpracowników (za pośrednictwem kanałów na żywo i aktualizacji statusu mikroblogowania podobnych do Twittera), wymiany opinii z rówieśnikami (poprzez tagowanie społecznościowe i oceny), a informacje o puli (strony wiki) stanowią istotną zmianę w stosunku do zewnętrznych mediów społecznościowych. Tak więc, jeśli masz określoną politykę zarządzania w mediach społecznościowych, sprawdź ją ponownie w kontekście komunikacji wewnętrznej. Prawdopodobnie przekonasz się, że potrzebujesz zupełnie nowej strategii.

Design i branding

Niezależnie od tego, czy SharePoint jest portalem wewnętrznym, czy witryną publiczną, interfejs powinien odzwierciedlać wizerunek firmy, prezentować pewien poziom integralności projektu i zapewniać użytkownikom spójny schemat nawigacji, który pomoże im odnaleźć drogę.

Twój plan zarządzania powinien uwzględniać wygląd i sposób działania oraz sposób, w jaki globalna nawigacja utrzymuje się w Twojej witrynie.

Zarządzanie zawartością

Metadane, typy treści i taksonomie (o rany!) Mogą pomóc ograniczyć plagę zbędnych, ale nieco innych informacji.

Aby wesprzeć zarządzanie treścią instalacji programu SharePoint, zachęcaj do spójności w zakresie metadanych i sposobu oznaczania elementów. Typy zawartości to świetny sposób na zapewnienie, że podstawowy zestaw tagów jest konsekwentnie stosowany do podobnej treści, co ułatwia znajdowanie treści, ponowne użycie i filtrowanie. W związku z tym określ kluczowe metadane, które należy sformalizować za pomocą typów treści i zastosować w witrynach SharePoint, a następnie opracować zarządzanie wokół nich.

Ponowne użycie części internetowych

Jedną wielką cechą SharePoint jest fakt, że ktoś może stworzyć naprawdę przydatny składnik Web Part, a następnie wyeksportować go i zaimportować do użycia w innym miejscu. Wiele stron internetowych innych firm jest dostępnych do pobrania w Internecie. Niestety niektóre składniki Web Part zawierają złośliwy kod, który może powodować problemy z bezpieczeństwem lub po prostu nie działa zgodnie z reklamą. Podobnie nawet niektóre wewnętrznie opracowane składniki Web Part mogą stwarzać problemy, jeśli pozwalają użytkownikom na ich konfigurację. Gdy będziesz gotowy do użycia składnika Web Part innej firmy, upewnij się, że patrzysz na renomowaną firmę z dużą wiedzą specjalistyczną w zakresie SharePoint.

Składniki Web Part muszą zostać poddane kontroli, zanim zostaną dodane do witryn SharePoint. Rozwijaj zarządzanie wokół tego, jak są testowane i zatwierdzane, jak wygląda proces kontroli zmian oraz w jaki sposób są one udostępniane i udostępniane.

Dbanie o aktualność: zarządzanie operacjami sieciowymi

Zarządzanie operacjami sieciowymi to opieka i karmienie witrynami SharePoint. Łatwo może być myśleć o witrynach SharePoint jako projektach o określonych początkach, środkach i końcach. Ale w rzeczywistości są bardziej organiczne. Strony internetowe są jak żywe istoty, które z czasem rosną i zmieniają się. Podobnie jak ozdobne żywopłoty, wymagają przycinania i konserwacji lub dość szybko wymykają się spod kontroli.

Im większy ruch widzi Twoja witryna, tym ważniejsze jest, aby być na bieżąco z tą obsługą. Menedżerowie operacji sieciowych korzystają z nożyc do przycinania, które kształtują SharePoint, aby odzwierciedlić strategiczną wizję i cele techniczne firmy, jednocześnie zapewniając, że takie rzeczy, jak weryfikacja, czy linki nadal działają lub identyfikacja i usuwanie nieistotnych lub nieaktualnych treści, zostaną wykonane. Musisz wyznaczyć osobę z zielonym kciukiem do przycinania i podlewania witryny SharePoint.

  1. Oprogramowanie Microsoft OfficeSharePointJak zbudować aplikację SharePoint PowerApp

Autorstwa Rosemarie Withee, Ken Withee

PowerApp do pracy z listą SharePoint
  1. Oprogramowanie Microsoft OfficeSharePointJak udostępniać i śledzić witryny SharePoint

Autorstwa Rosemarie Withee, Ken Withee

Łatwo jest śledzić witrynę SharePoint i otrzymywać informacje o tym, co dzieje się w tej witrynie. W najnowszej wersji programu SharePoint opcja jest tak prosta, jak kliknięcie ikony gwiazdki na stronie głównej witryny SharePoint, jak pokazano.

Ikona gwiazdki SharePoint

Jeśli korzystasz z aplikacji mobilnej SharePoint, gwiazda znajduje się w odległości jednego dotknięcia, jak pokazano na poniższym rysunku.

Ikona gwiazdki SharePoint Mobile

Po przejściu do witryny SharePoint pojawi się ona na głównym pulpicie nawigacyjnym SharePoint - głównym pulpicie nawigacyjnym, który widzisz po zalogowaniu się do Microsoft Office 365 i kliknięciu aplikacji SharePoint. Zawsze możesz wrócić do pulpitu nawigacyjnego, klikając menu aplikacji (ikona gofra w lewym górnym rogu ekranu) i klikając SharePoint.

Gdy będziesz obserwować witrynę, będziesz otrzymywać wszystkie wiadomości, aktualizacje i aktywność na głównym pulpicie nawigacyjnym SharePoint. Na poniższym rysunku widać, że obserwujemy witrynę SharePoint For Dummies, aw sekcji „Wiadomości z witryn” widzimy nowy artykuł z wiadomościami.

SharePoint śledził witrynę

Jeśli korzystasz z aplikacji mobilnej SharePoint, na ekranie głównym zobaczysz kartę Wiadomości. Ta karta pokazuje wszystkie wiadomości i aktywność z witryn, które obserwujesz. Karta Wiadomości jest pokazana tutaj.

Karta Aktualności SharePoint Mobile

Ten sam artykuł informacyjny, który był wcześniej wyświetlany w przeglądarce internetowej, jest również wyświetlany tutaj w aplikacji mobilnej SharePoint. To jest powtarzający się motyw. Aplikacja mobilna SharePoint wyświetla te same treści, które znajdziesz podczas korzystania z SharePoint w przeglądarce internetowej. To tylko wersja mobilna zaprojektowana tak, aby była łatwiejsza w użyciu na małych urządzeniach.

Pulpit nawigacyjny SharePoint Office 365 będzie dostępny tylko wtedy, gdy korzystasz z SharePoint jako części Office 365. Jeśli korzystasz z lokalu SharePoint w lokalu, skontaktuj się z działem IT, aby dowiedzieć się, czy istnieje skonsolidowana witryna dla powiadomień i działań.

Jak skonfigurować alerty dla SharePoint

Oprócz śledzenia witryny możesz także skonfigurować alerty dla innych obszarów SharePoint. Na przykład dokumenty są przechowywane w specjalnej aplikacji kontenerowej SharePoint o nazwie Biblioteka. Przykładem jest aplikacja Dokumenty wyświetlana po lewej stronie domyślnej witryny zespołu. Alerty to świetny sposób na śledzenie zmian wprowadzanych przez członków drużyny w dokumentach i przedmiotach.

Musisz mieć adres e-mail skonfigurowany w swoim profilu SharePoint, aby otrzymywać powiadomienia. Jeśli serwer SharePoint znajduje się w sieci, zwykle nie stanowi to problemu. Jednak Office 365 może nie być zintegrowany z twoją siecią i informacjami e-mail. W takich sytuacjach administrator może ręcznie skonfigurować adres e-mail lub udzielić Ci pozwolenia.

Aby skonfigurować alert dotyczący zawartości w aplikacji Dokumenty, wykonaj następujące kroki:

Powiadom mnie w SharePointNowy alert SharePoint

Aby tworzyć alerty, potrzebujesz uprawnień do tworzenia alertów. Zezwolenie to udzielane jest zwykle w przypadku konfiguracji „po wyjęciu z pudełka” grupy użytkowników SharePoint witryny.

Za każdym razem, gdy użytkownicy stwierdzą, że potrzebują przepływu pracy, aby otrzymywać powiadomienia o zmianach wprowadzonych do plików projektu, najpierw wypróbuj alert. Zdziwisz się, jak często alerty zapewniają potrzebne opcje.

Jeśli Twoja aplikacja ma widok osobisty lub publiczny, który zawiera filtr, możesz zasubskrybować zmiany tylko tego widoku. Załóżmy na przykład, że chcesz otrzymywać powiadomienia SMS-em, gdy element w aplikacji śledzenia problemów ma priorytet ustawiony na Wysoki. Utworzyłbyś widok, który filtruje aplikację pod kątem problemów o wysokim priorytecie. Wybierz filtrowany widok w sekcji Wyślij alerty dla tych zmian podczas tworzenia alertu, a będziesz otrzymywać alerty, gdy elementy spełniają kryteria filtru.

Jak zarządzać alertami dla witryn SharePoint

Zawsze możesz wrócić i dostosować alerty. Po kliknięciu wielokropka (pokazanego wcześniej na ryc. 10-5) możesz wybrać Zarządzaj alertami i edytować wszystkie utworzone wcześniej alerty. Ten przycisk powoduje przejście do pojedynczej strony zamiast przechodzenia do każdej aplikacji, w której ustawiono alert. Poniższy rysunek pokazuje stronę Moje alerty.

Zarządzanie alertami SharePoint

Aby zarządzać wszystkimi alertami w danej witrynie oraz modyfikować je lub usuwać, wykonaj następujące kroki:

  1.  Przejdź do aplikacji, w której obecnie subskrybujesz alert.  Z listy rozwijanej Elipsa wybierz Zarządzaj moimi alertami. Pojawi się strona Moje alerty na tej stronie.  Wybierz odpowiedni link do nazwy alertu. Zostanie wyświetlony komunikat Edytuj alert na tej stronie ze wszystkimi opcjami wyświetlonymi podczas pierwszego tworzenia alertu. Zmień ustawienia zgodnie z potrzebami. Nie ustawiłeś alertu na początek? Nadal możesz czytać ustawienia i zmieniać opcje (patrz poprzednie kroki). Twoje zmiany nie wpływają na ustawienia alertów dla innych, jeśli alert został utworzony dla wielu użytkowników jednocześnie.  Kliknij OK, aby zmodyfikować alert za pomocą nowych ustawień lub Usuń, aby usunąć alert. Usunięcie alertu, który został dla Ciebie utworzony, nie usuwa alertu od innych użytkowników, którzy należą do grupy, dla której alert został utworzony. Jeśli jesteś administratorem witryny, możesz zarządzać alertami wszystkich osób w witrynie, klikając link Alerty użytkownika w sekcji Administrowanie witryną strony Ustawienia witryny.

Kiedy wydarzenie pasuje do Twojego alertu - na przykład godzina lub lokalizacja wydarzenia w kalendarzu - otrzymujesz wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej. Otrzymane powiadomienie e-mail jest oparte na szablonie. Te szablony mogą być modyfikowane przez administratora, aby zapewnić więcej szczegółów.