1. BusinessManagement Co to jest zarządzanie wydajnością?

Herman Aguinis

Zarządzanie wydajnością to ciągły proces identyfikowania, mierzenia i rozwijania wydajności osób i zespołów w celu dostosowania ich do strategicznych celów organizacji.

Dwa główne elementy definicji zarządzania wydajnością to:

  • Proces ciągły. Zarządzanie wydajnością jest w toku. Obejmuje to niekończący się proces wyznaczania celów, obserwowania wyników oraz dawania i otrzymywania stałego coachingu. Dostosowanie do celów strategicznych. Zarządzanie wydajnością wymaga, aby menedżerowie powiązali wysiłki pracowników z celami organizacji, co pomaga organizacji uzyskać przewagę konkurencyjną. Zarządzanie wydajnością tworzy bezpośredni związek między wydajnością pracownika i zespołu a celami organizacyjnymi. Dzięki temu wkład pracowników w organizację jest wyraźny i możliwy do zaobserwowania.

System zarządzania wydajnością jest kluczowym narzędziem do przekształcania talentu i motywacji ludzi w strategiczną przewagę biznesową.

Zarządzanie wydajnością a ocena wydajności

Wiele organizacji uważa, że ​​posiada system „zarządzania wydajnością”, ale w rzeczywistości ma system oceny wyników.

System, który raz w roku wymaga przeglądu wyników pracowników bez ciągłego wysiłku w celu przekazywania informacji zwrotnych i coachingu w celu poprawy wydajności, nie jest prawdziwym systemem zarządzania wydajnością. Ten system oceny wyników jest pomiarem i opisem mocnych i słabych stron pracownika. Ocena wydajności jest ważnym elementem zarządzania wydajnością, ale jest tylko częścią większej całości.

Tabela podsumowuje główne różnice między zarządzaniem wydajnością a oceną wydajności. Pomyśl o systemie w swojej organizacji. Czy to naprawdę zarządzanie wydajnością, czy ocena wydajności?

Jak zaprojektować i wdrożyć system zarządzania wydajnością

Składniki systemu zarządzania wydajnością są ze sobą ściśle powiązane, a złe wdrożenie któregokolwiek z nich ma negatywny wpływ na cały system. Komponenty procesu zarządzania wydajnością pokazano na poniższym rysunku.

proces zarządzania wydajnością

Krok 1: Ustalenie warunków wstępnych

Przed wdrożeniem skutecznego systemu zarządzania wydajnością muszą istnieć dwa ważne warunki wstępne. Najpierw musisz poznać misję i cele strategiczne organizacji. Ta wiedza na temat celów zarządzania wydajnością w połączeniu z wiedzą na temat misji i strategicznych celów zarządzania wydajnością ich jednostki pozwala pracownikom wnieść wkład, który będzie miał pozytywny wpływ na jednostkę i całą organizację.

Po drugie, musisz znać dane stanowisko: jakie zadania należy wykonać, jak należy je wykonać i jaka wiedza, umiejętności i zdolności (KSA) są potrzebne:

  • Wiedza obejmuje posiadanie informacji potrzebnych do wykonania pracy, ale niekoniecznie wcześniej. Umiejętności odnoszą się do wymaganych atrybutów, które zwykle nabywa się po wykonaniu pracy w przeszłości. Zdolności odnoszą się do fizycznej, emocjonalnej, intelektualnej i psychicznej zdolności do wykonywania pracy, chociaż nie jest wymagane ani wykonanie pracy, ani przeszkolenie w jej wykonywaniu.

Taką wiedzę uzyskuje się poprzez analizę pracy. Jeśli masz dobre informacje o tym, jak praca jest wykonywana, łatwiej jest ustalić kluczowe wskaźniki wydajności dla sukcesu pracy. Zadania i KSA potrzebne do pracy są zazwyczaj przedstawiane w formie opisu pracy, który podsumowuje obowiązki związane z pracą, wymagane KSA i warunki pracy na danym stanowisku.

Wiele kwestionariuszy analizy pracy jest dostępnych online. Możesz ich używać do różnych pozycji. Na przykład stan Delaware korzysta z kwestionariusza analizy pracy, który obejmuje 18 pytań wielokrotnego wyboru dotyczących treści pracy. Informacje o treści pracy są oceniane na podstawie trzech czynników: wiedzy i umiejętności, rozwiązywania problemów oraz odpowiedzialności i wyników końcowych.

Następnie wykorzystujesz informacje z analizy pracy do napisania opisu pracy.

Krok 2: Planowanie wydajności

Teraz, gdy znasz strategiczne cele zarządzania wydajnością organizacji i posiadasz informacje o stanowisku, przełożony i pracownik formalnie spotykają się, aby omówić i uzgodnić, co należy zrobić i jak to zrobić. Ta dyskusja dotycząca planu zarządzania wydajnością pracowników obejmuje zarówno wyniki, jak i zachowania, a także plan rozwoju.

Planowanie wydajności obejmuje uwzględnienie wyników, zachowań i planu rozwoju. Omówienie wyników musi obejmować kluczowe obowiązki (tj. Szerokie obszary, za które odpowiedzialny jest pracownik) oraz szczegółowe cele dla każdej kluczowej odpowiedzialności (takie jak cele do osiągnięcia). Omówienie zachowań musi obejmować kompetencje (klastry wiedzy, umiejętności i umiejętności). Wreszcie, plan rozwoju zawiera opis obszarów wymagających poprawy i cele do osiągnięcia w każdym obszarze.

Wyniki i kluczowe obowiązki

Wyniki odnoszą się do wyników tego, co robią pracownicy - co produkują pracownicy. Uwzględnienie wyników obejmuje kluczowe obowiązki lub szerokie obszary pracy, za które pracownik odpowiada za uzyskiwanie wyników. Informacje te zazwyczaj uzyskuje się z opisu zadania.

Omówienie wyników obejmuje również konkretne cele, które pracownik osiągnie w ramach każdej odpowiedzialności. Cele są konkretnymi stwierdzeniami ważnych i mierzalnych wyników.

Zachowania

Zachowania lub sposób wykonywania pracy stanowią zatem ważny element fazy planowania. Prawdopodobnie dlatego wyniki ankiety wskazują, że oprócz danych sprzedażowych, sprzedawcy chcieliby być oceniani pod kątem takich kluczowych wskaźników zachowania, jak umiejętności komunikacyjne i znajomość produktu.

Uwzględnienie zachowań obejmuje omówienie kompetencji, które są mierzalnymi grupami KSA, które mają kluczowe znaczenie dla ustalenia, w jaki sposób zostaną osiągnięte wyniki. Przykładami kompetencji są obsługa klienta, komunikacja pisemna lub ustna, kreatywne myślenie i niezawodność.

Ważnym krokiem przed rozpoczęciem cyklu przeglądu jest uzgodnienie przez kierownika i pracownika planu rozwoju. Plan ten powinien obejmować przynajmniej identyfikację obszarów wymagających poprawy i wyznaczanie celów do osiągnięcia w każdym obszarze. Plany rozwoju zwykle obejmują zarówno wyniki, jak i zachowania.

Krok 3: Wykonanie wydajności

Po rozpoczęciu cyklu przeglądu pracownik dąży do uzyskania wyników i wykazania wcześniej uzgodnionych zachowań, a także do pracy nad potrzebami rozwojowymi.

Pracownik ponosi główną odpowiedzialność i odpowiedzialność za ten proces. Jednak uczestnictwo pracowników nie zaczyna się na etapie realizacji wyników. Pracownicy muszą mieć aktywny wkład w opracowywanie opisów stanowisk i tworzenie formularza oceny.

Na etapie wykonania wydajności upewnij się, że występują następujące czynniki sukcesu:

  • Zaangażowanie w osiągnięcie celu. Pracownik musi być zaangażowany w realizację wyznaczonych celów. Jednym ze sposobów na zwiększenie zaangażowania jest umożliwienie pracownikowi aktywnego uczestnictwa w procesie ustalania celów. Punkty kontrolne i punkty kontaktowe dotyczące wydajności. Pracownik ma bieżące kontakty z wieloma osobami w organizacji i poza nią. Nie powinni więc czekać do zakończenia cyklu sprawdzania, aby poprosić o informacje zwrotne dotyczące wydajności w formie zameldowań. Ponadto pracownik nie powinien czekać, aż pojawi się poważny problem z prośbą o coaching. Pracownik musi odgrywać aktywną rolę w pozyskiwaniu informacji zwrotnych na temat wyników i coachingu od swojego przełożonego. Przełożeni i inni, z którymi pracownik ma punkty styczności z wydajnością (na przykład członkowie zespołu), mogą przekazywać informacje zwrotne na temat wyników, ale generalnie są zajęci wieloma obowiązkami.

Obowiązkiem pracownika jest komunikowanie się w sposób otwarty i regularny poprzez bieżące odprawy z punktami kontaktowymi dotyczącymi wydajności.

  • Zbieranie i udostępnianie danych dotyczących wydajności. Pracownik powinien regularnie przekazywać przełożonemu aktualne informacje na temat postępów w osiąganiu celów, zarówno pod względem zachowań, jak i wyników. Przygotowanie do przeglądu wydajności. Pracownik nie powinien czekać do końca cyklu przeglądu, aby przygotować się do przeglądu. Przeciwnie, pracownik powinien angażować się w ciągłą i realistyczną samoocenę, aby w razie potrzeby można było podjąć natychmiastowe działania naprawcze. Przydatność procesu samooceny można zwiększyć, zbierając nieformalne informacje dotyczące wyników od partnerów i klientów.

Chociaż pracownik ponosi główną odpowiedzialność za wykonanie zadań, przełożeni muszą również wykonywać swoją część pracy. Na przełożonych spoczywa główna odpowiedzialność za następujące czynniki sukcesu:

  • Obserwacja i dokumentacja. Organy nadzoru na bieżąco obserwują i dokumentują wyniki. Ważne jest, aby śledzić przykłady zarówno dobrych, jak i słabych wyników. Aktualizacje Gdy cele organizacji zmieniają się, aktualizuj i weryfikuj początkowe obowiązki i cele (w przypadku wyników) oraz kompetencje (w przypadku zachowań). Informacje zwrotne. Przełożeni przekazują informacje zwrotne na temat postępów w osiąganiu celów i coachingu, aby regularnie poprawiać wyniki, a na pewno przed zakończeniem cyklu przeglądu. Zasoby. Przełożeni zapewniają pracownikom zasoby i możliwości wymagane do uczestnictwa w działaniach rozwojowych. Dlatego powinni zachęcać i sponsorować udział w szkoleniach, zajęciach i zadaniach specjalnych.

Przełożeni są odpowiedzialni za zapewnienie pracownikowi niezbędnych technologii i innych zasobów do prawidłowego wykonywania pracy.

  • Przełożeni muszą poinformować pracowników, że ich wybitne wyniki są zauważane przez wzmacnianie skutecznych zachowań i postępów w osiąganiu celów. Ponadto osoby nadzorujące powinny przekazywać informacje zwrotne dotyczące negatywnych wyników i sposobów rozwiązania zaobserwowanego problemu. Obserwacja i komunikacja nie są wystarczające. Problemy z wydajnością należy wcześnie diagnozować i należy podjąć odpowiednie kroki, gdy tylko problem zostanie wykryty.

Pracownik ponosi główną odpowiedzialność, ale zarówno pracownik, jak i kierownik są wspólnie zaangażowani w wykonywanie zadań.

Krok 4: Ocena wydajności

W fazie oceny zarówno pracownik, jak i kierownik są odpowiedzialni za ocenę stopnia, w jakim wykazano pożądane zachowania oraz czy osiągnięto pożądane wyniki. Zaangażowanie pracowników w proces zwiększa ich własność i zaangażowanie w system. Zapewnia także ważne informacje do omówienia podczas przeglądu wydajności.

Chociaż do gromadzenia informacji o wynikach, takich jak przełożeni i inni członkowie zespołu, można wykorzystać wiele źródeł, w większości przypadków bezpośredni przełożony dostarcza informacje. Obejmuje to również ocenę stopnia, w jakim cele określone w planie rozwoju zostały osiągnięte.

Ważne jest, aby zarówno pracownik, jak i kierownik przejęli odpowiedzialność za proces oceny. Pracownik ocenia swoje wyniki, podobnie jak kierownik. Fakt, że obie strony biorą udział w ocenie, dostarcza dobrych informacji do wykorzystania na etapie przeglądu. Gdy zarówno pracownik, jak i przełożony są aktywnymi uczestnikami procesu oceny, istnieje większe prawdopodobieństwo, że informacje zostaną wykorzystane w sposób produktywny w przyszłości.

Krok 5: Przegląd wydajności

Etap przeglądu wyników obejmuje formalne spotkanie pracownika z kierownikiem w celu przeglądu ich ocen. Spotkanie to zwykle nazywa się przeglądem wyników lub spotkaniem oceniającym.

Chociaż dobre systemy zarządzania wydajnością obejmują bieżące odprawy, formalne spotkanie oceniające jest ważne, ponieważ zapewnia formalne warunki, w których pracownik otrzymuje informacje zwrotne na temat swoich wyników.

Pomimo swojego znaczenia w zarządzaniu wynikami, spotkanie oceniające jest często uważane za piętę achillesową całego procesu. Wynika to z faktu, że wielu menedżerów nie czuje się komfortowo, przekazując informacje zwrotne na temat wydajności, szczególnie gdy wydajność jest niska. Ten wysoki poziom dyskomfortu, który często przekłada się na lęk i próbę uniknięcia wywiadu oceniającego, można złagodzić poprzez szkolenie osób odpowiedzialnych za udzielanie informacji zwrotnej.

Skuteczne przekazywanie informacji zwrotnych jest niezwykle ważne, ponieważ prowadzi nie tylko do poprawy wydajności, ale także do zadowolenia pracowników z systemu.

Ludzie obawiają się zarówno otrzymywania, jak i oceniania wyników, a obawa ta podkreśla znaczenie formalnej oceny wyników w ramach dowolnego systemu zarządzania wydajnością.

W większości przypadków spotkanie oceniające jest traktowane jako przegląd przeszłości, to znaczy, co zostało zrobione (wyniki) i jak zostało zrobione (zachowania).

Spotkanie oceniające powinno również obejmować omówienie postępów rozwojowych pracownika, a także plany na przyszłość. Rozmowa powinna obejmować omówienie celów i planów rozwoju, które pracownik powinien osiągnąć w okresie przed kolejną formalną sesją przeglądu. Ponadto dobre spotkanie oceniające zawiera informacje o tym, jakie nowe wynagrodzenie i ewentualne nagrody pracownik może otrzymać w wyniku swojej pracy.

Dyskusja oceniająca koncentruje się na przeszłości (co zostało zrobione i jak), teraźniejszości (jaką rekompensatę otrzymano lub odmówiono w jej wyniku) i przyszłości (cele do osiągnięcia przed nadchodzącą sesją przeglądową).

Proces zarządzania wydajnością obejmuje cykl, który rozpoczyna się od ustalenia warunków wstępnych, a kończy przeprowadzeniem formalnej oceny wyników. Ale cykl nie zakończył się po formalnym przeglądzie. W rzeczywistości proces rozpoczyna się od nowa.

Dostępność narzędzi do zarządzania wydajnością

Zarządzanie wydajnością można wdrożyć za pomocą dynamicznych systemów online dostępnych za pośrednictwem aplikacji internetowych i mobilnych. Wykorzystanie przetwarzania w chmurze do zarządzania wydajnością to znacznie więcej niż zwykłe tłumaczenie papierowych formularzy oceny na format cyfrowy.

Technologia przetwarzania w chmurze pozwala przełożonym i współpracownikom na dostarczanie ocen wydajności na bieżąco oraz w czasie rzeczywistym, jednocześnie umożliwiając pracownikom otrzymywanie tych informacji zwrotnych na bieżąco i w czasie rzeczywistym. Wykorzystanie przetwarzania w chmurze do zarządzania wydajnością pozwala organizacjom aktualizować cele i komunikować je w czasie rzeczywistym wszystkim pracownikom, tym samym umożliwiając im aktualizację zespołu oraz indywidualnych celów i priorytetów.

Kolejną zaletą korzystania z chmury obliczeniowej do zarządzania wydajnością jest to, że prowadzi ona do lepszego zrozumienia roli menedżerów w procesie zarządzania wydajnością. Na przykład możemy szybko dowiedzieć się, jak często komunikują się z bezpośrednimi raportami o swojej wydajności. Ponadto możemy szybko dowiedzieć się, jak często odbywają się „zameldowania”.

Dostępność Big Data zmienia także zarządzanie wydajnością na ważne sposoby. Na przykład około 80 procent organizacji korzysta z pewnego rodzaju elektronicznego monitorowania wydajności (EPM). Na początku EPM obejmował systemy kamer monitorujących oraz systemy monitorowania komputera i telefonu. Ale dzisiaj EPM obejmuje technologie noszenia i smartfony, w tym Fitbits i mobilne aplikacje do śledzenia GPS.

Zarządzanie wydajnością jako narzędzie

W dzisiejszym zglobalizowanym i hiperkonkurencyjnym świecie stosunkowo łatwo jest uzyskać dostęp do tych samych zasobów, co konkurenci - szczególnie jeśli chodzi o technologię i produkty.

Ale kluczowym zasobem różnicującym są ludzie. Organizacje z zaangażowanymi, zmotywowanymi i utalentowanymi pracownikami oferującymi klientom wyjątkową obsługę i wymyślające kreatywne pomysły wyprzedzają konkurencję, nawet jeśli oferowane produkty są podobne do produktów konkurencji. Zarządzanie wydajnością to idealne narzędzie do posiadania tego rodzaju siły roboczej.